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Instant Guest

Machen Sie das Leben Ihrer Bewohner durch die Rationalisierung des Besuchermanagements einfacher.

Instant Guest

Eine Lösung, die den Empfang in Ihren Gebäuden modernisiert

Mit Instant Guest können Mitarbeiter die Begrüßung oder den Empfang ihrer Gäste vor Ort delegieren und Manager die Bearbeitung und Nachverfolgung dieser Angaben einfach verwalten.

Durch Kopplung unserer Lösung mit unserem 10“-GuestPad-Touchscreen vereinfachen Sie die Arbeit der Empfangsmitarbeiter. Es befindet sich in der Eingangshalle und verwaltet interne und externe Besucher, ein- und ausgehende Briefe und Pakete sowie temporäre Karten für interne Mitarbeiter.

  • Senden Sie personalisierbare E-Mails zur Terminbestätigung.
  • Melden Sie Ihre Besucher an und benachrichtigen Sie die Empfangsstellen über den Besuch.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Ankunft von Besuchern per Benachrichtigung.
  • Bieten Sie den Besuchern praktische Informationen und eine Anfahrtskarte.
  • Erstellen Sie einfach WLAN-Codes für Besucher.
collaborateurs au burau

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Vorteile von Instant Guest

Rückverfolgbarkeit

Lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Besucher vor Ort

Optimierter Empfang

Eine automatische Check-in-Funktion für einen besseren Besucherfluss

Gesundheitsschutz

Ein wesentlicher Beitrag zur Einhaltung von Gesundheitsvorschriften

Was ist Instant Guest?

Instant Guest ist eine Komponente von Instant Suite.

Instant Guest ist eine Lösung zur Optimierung des Prozesses beim Besucherempfang und Besuchermanagement.

Mit Instant Guest können Sie auch das Senden und Empfangen von am Empfang ankommenden Briefen und Paketen und von temporären Zugangskarten verwalten.

Wie funktioniert Instant Guest?

Bei der Reservierung eines Besprechungsraums fordert Instant Booking den Organisator auf, seine Besucher zu registrieren.

Er kann auch einen Besucherparkplatz reservieren, vorab eine Anfrage für einen WLAN-Gastzugang stellen oder auch Serviceanfragen wie eine Kaffeepause oder einen Tisch im Betriebsrestaurant übermitteln.

Ein Mitarbeiter kann Besucher jederzeit über das Instant Booking Portal oder über Instant Mobile anmelden, auch wenn diese Besuche nicht mit einer Besprechung verknüpft sind.

An der Rezeption ist es auch möglich, nicht vorab angemeldete Besucher anzumelden.

Und was sind die Vorteile beim Empfang?

Der Gastgeber oder die Gastgeberin sieht Besucher-Check-ins auf seinem/ihrem dedizierten Bildschirm oder Webbrowser. Sie können dann ihr Ausweisdokument vom Besucher abholen und mit einem Klick den Druck der Karte auslösen.

Dank Instant Guest können Gastgeber und Gastgeberinnen die Besucher in echt mit ihrer Stimme und ihren Augen begrüßen, ohne dass ihre Augen ständig auf ihren Bildschirm kleben.

Es ist jederzeit möglich, die genaue Anzahl der im Unternehmen anwesenden Besucher zu erfahren.
Die Gastgeber können über die gleiche Benutzeroberfläche den Empfang oder das Versenden eines Briefes per Kurier oder eines Pakets verwalten.

Wenn schließlich ein Mitarbeiter seine Zugangskarte vergessen hat, kann er diesem Mitarbeiter über Instant Guest eine temporäre Karte zuweisen und diese Leihgabe bis zur Rückgabe dieser temporären Karte weiterverfolgen.

Wie kann sich der Besucher registrieren?

Bei der Ankunft erledigt der Besucher seinen „Check-in“ auf dem dafür vorgesehenen Touchscreen des GuestPad.

Er kann mit dem GuestPad Dokumente im Zusammenhang mit dem Zugang zu Gebäuden elektronisch signieren, wie z. B. die Anforderung eines Gast-WLAN-Codes oder eines anderen von dem besuchten Unternehmen angebotenen Dienstes (z. B. Taxibestellung).

Eine E-Mail oder eine SMS wird dann an den Organisator des Meetings gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass sein Besucher gerade eingetroffen ist.

Und die Karten?

Mit Instant Guest können Karten auf mehreren Druckern, deren Formatierung vollständig anpassbar ist, gedruckt werden.

Diese Karten enthalten die folgenden nützlichen Informationen: Name des Besuchers, Firma, Name und Ort des Besprechungsraums, Gast-WLAN-Code, Name und Durchwahl der besuchten Person, zu beachtende Sicherheitshinweise.

Perfekte Integration mit Ihren täglichen Tools

Über die offene API können Sie Instant Suite-Funktionen sicher verbinden und in Ihre eigenen Apps einschließlich Mobilgeräte integrieren.

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