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Instant Guest

Améliorez la vie de vos résidents en fluidifiant la gestion de vos visiteurs.

Instant Guest

Une solution qui modernise l’accueil dans vos bâtiments.

Instant Guest permet à la fois de déléguer aux salariés l’accueil ou la bonne réception de leurs invités sur site et aux responsables de gérer facilement le traitement et le suivi de ces déclarations.

En couplant notre solution à notre écran tactile de 10 pouces GuestPad, vous simplifierez le travail des agents d’accueil. Situé dans le hall d’entrée, ce dernier permettra de gérer les visiteurs internes et externes, les plis et colis entrants et sortants, ainsi que les badges temporaires attribués à des collaborateurs internes.

  • Envoyez les mails personnalisables de confirmation du rendez-vous.
  • Déclarez vos visiteurs et prévenez les points d’accueil de la visite.
  • Informez par une notification vos collaborateurs de l’arrivée des visiteurs.
  • Offrez aux visiteurs des infos pratiques et un plan d’accès.
  • Générez facilement des codes Wi-Fi visiteurs.

Envie de savoir ce que nous pouvons faire pour vous ?

Comme des centaines d’entreprises, adoptez nos solutions de Smart Office pour révolutionner votre façon de (télé)travailler.

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Avantages d’Instant Guest

Traçabilité

Une traçabilité complète de l’ensemble des visiteurs sur site

Accueil optimisé

Une capacité de check-in automatique pour plus de fluidité

Sécurité sanitaire

Une contribution primordiale pour le respect des règles sanitaires

Qu’est-ce qu’Instant Guest ?

Instant Guest est une composante d’Instant Suite®.

Instant Guest est une solution d’optimisation du processus d’accueil et de gestion des visiteurs.

Instant Guest permet également de gérer l’envoi et la réception de lettres et de colis qui arrivent à l’accueil ainsi que les badges d’accès temporaires.

Comment Instant Guest fonctionne ?

Lors de la réservation d’une salle de réunion, Instant Booking invite l’organisateur à enregistrer ses visiteurs.

Il peut également réserver une place de parking visiteur, ou anticiper une demande d’accès Wi-Fi guest ou encore faire toute demande de service comme une pause-café ou une table au restaurant d’entreprise.

Un salarié peut à tout moment enregistrer des visiteurs via le portail Instant Booking ou via Instant Mobile y compris si ces visites ne sont pas liées à une réunion.

Il est également possible à l’accueil d’enregistrer des visiteurs qui n’auraient pas été préalablement déclarés.

Et à l’accueil, quels sont les bénéfices ?

L’hôte ou l’hôtesse d’accueil voit les check-ins des visiteurs sur son écran dédié ou son navigateur web. Ils peuvent alors récupérer auprès du visiteur sa pièce d’identité.

Grâce à Instant Guest, les hôtes et les hôtesses d’accueil peuvent réellement accueillir les visiteurs de la voix et du regard sans avoir les yeux constamment rivés à leur écran.

À tout moment, il est possible de connaître le nombre précis de visiteurs présents dans l’entreprise.

Les hôtes d’accueil, sur la même interface, peuvent gérer la réception ou l’envoi d’un pli par coursier ou d’un colis.

Enfin, si un salarié a oublié son badge d’accès, Instant Guest leur permet d’affecter un badge temporaire à ce salarié et d’assurer le suivi de ce prêt jusqu’à la récupération de ce badge temporaire.

Comment le visiteur peut-il faire son enregistrement ?

A son arrivée, le visiteur effectue son « check-in » sur l’écran tactile du GuestPad, prévu à cet effet.

Il peut signer électroniquement, grâce au GuestPad, des documents relatifs à l’accès dans les bâtiments, comme demander un code d’accès Wi-Fi Visiteur est ou tout autre service proposé par l’entreprise visitée (demande de taxi par exemple).

Un mail ou un SMS est alors envoyé à l’organisateur de la réunion pour le prévenir que son visiteur vient d’arriver.

Et les badges ?

Instant Guest permet d’imprimer des badges sur de multiples imprimantes dont la mise en forme est totalement personnalisable.

Ces badges contiennent les informations utiles suivantes : nom du visiteur, société, nom et localisation de la salle de réunion, code WI-FI guest, nom et ligne directe de la personne visitée, consignes de sécurité à respecter.

Une parfaite intégration avec vos outils quotidiens

Grâce à son API ouverte, connectez et intégrez de façon sécurisée les fonctionnalités d’Instant Suite dans vos propres applications, y compris mobile.

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