Instant Flex

Instant Flex est une composante d’Instant Suite^®.

Instant Flex est un outil permettant de construire de multiples scénarios pour gérer de manière efficiente et apaisée le Flex Office*.

Instant Flex offre l’ensemble des fonctionnalités et des outils garantissant que le salarié trouve le poste de travail ou l’espace qui lui convienne et que ces espaces soient utilisés de manière efficiente.

Définitions :

• Flex Office ou espace de travail flexible et dynamique est une approche d’aménagement de l’espace de travail dans laquelle l’entreprise propose à ses salariés différents types de postes de travail en fonction de son activité ou de son besoin. Cette approche combine souvent des postes de travail attribués, des postes de travail en libre-service réservables ou non, des espaces collaboratifs (ou coworking), des zones communes, des espaces « calmes », des zones récréatives, voire le télétravail…

Les anglicismes sont très présents dans l’approche de l’espace de travail flexible et dynamique (Flex Office) :

• Free-sitting / Assigned desk : le plus souvent des postes de travail non réservables dans une logique d’un poste de travail pour un salarié
• Hot desking / Unassigned desk : le plus souvent des postes de travail non réservables dans une logique d’un poste de travail pour n salariés
• Hoteling / Desk booking : le plus souvent des postes de travail réservables dans une logique soit d’un poste par salarié soit d’un poste pour n salariés
• Collective use spaces / Coworking / Quiet zone : le plus souvent zone à usage divers mis à la disposition des salariés pour des besoins de travail à plusieurs ou pour pouvoir se concentrer dans des zones calmes où l’usage du téléphone est prohibé par exemple. Les espaces de coworking peuvent être dans les bâtiments de l’entreprise ou dans des espaces de coworking gérés par des tiers (wework, beewake, neonomade, liquidspace…)
• Free address workspace : le plus souvent des zones fermées dans lesquelles se trouvent des postes de travail non réservables mis à disposition des salariés nomades.

Instant Flex est synchronisé avec Instant Booking et par conséquent avec Instant Mobile. 

Instant Flex permet de :

• Gérer via des capteurs de présence les postes de travail, assignés ou non, ou les zones, non réservables
• Réserver un poste de travail ou espace collaboratif à l’avance ou à la volée
• Gérer les acquittements de ces réservations avec authentification si nécessaire
• Libérer automatiquement les réservations non honorées (no-shows ou réservations fantômes)
• Signaler un dysfonctionnement lié au poste de travail ou à l’espace.

Le statut de ces postes de travail et de ces espaces s’affiche en temps réel sur les plans 3D présents sur GroomPad, RoomPad®, Instant Mobile et le portail web Instant Booking.

Instantanément, vous visualisez ce qui est occupé ou libre.

Instant Flex délivre des reportings en temps réel sur l’occupation de ces postes de travail, permettant de construire des cartes de chaleur facilitant la recherche d’un poste de travail libre ou d’une zone moins densément occupée.

Ces données permettent également de donner des indications statistiques objectives aidant à prendre des décisions éclairées sur l’utilisation des ressources du Flex Office.

Instant Flex permet de déployer :

• De simples QR Codes avec lesquels l’utilisateur interagit via Instant Mobile
• DeskTag, étiquettes à encre numérique sur les postes de travail
• BoxPad, écrans tactiles de réservation pour les bureaux de manager et les bulles de confidentialité

Des capteurs de présence IoT, que l’on peut associer avec DeskTag et BoxPad, permettant un acquittement ou une libération automatique des postes de travail.

Instant Flex est compatible avec les capteurs de présence sans fil infrarouge ou thermique des marques suivantes :

• Crestron
• CSM
• Ubigreen
• VergeSense
• Wisenet