Instant Booking

Pour exploiter tout le potentiel de vos bâtiments et faciliter la vie de vos collaborateurs.

Instant Booking

Une solution simple et intuitive qui recouvre toutes les dimensions du « Flex Office »

Réunions, formations, présentations hybrides, visioconférences, sessions de coworking… Une salle peut répondre à différents usages plusieurs fois dans la même journée. 

Pour faciliter le travail de vos collaborateurs, notre outil centralise l’ensemble des réservations et des demandes d’équipements de votre parc de salles. 

Il est possible également de déclarer sa présence au bureau ou en télétravail ou encore d’accéder aux agendas d’autres collaborateurs afin d’organiser ou d’ajuster sa journée de travail. 

  • Facilitez l’expérience collaborateur à l’heure du travail hybride.
  • Visualisez en temps réel, 24/24 et 7/7, la disponibilité d’une salle.
  • Fluidifiez la réservation, l’annulation et la demande d’équipements.
  • Prévenez d’un simple mail vos collaborateurs de la réservation ou de l’indisponibilité d’un lieu.
  • Intégrez notre solution dans votre workflow habituel (messageries, calendriers, infrastructures de visioconférence).
  • Équipez-vous de nos écrans tactiles, de nos BoxPad ou de nos DeskTag afin d’offrir à vos collaborateurs une expérience utilisateur optimale.

Envie de savoir ce que nous pouvons faire pour vous ?

Comme des centaines d’entreprises, adoptez nos solutions de Smart Office pour révolutionner votre façon de (télé)travailler.

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Avantages de Instant Booking

Coût financier optimisé

En améliorant le retour sur investissement de vos salles, vous prendrez les meilleures décisions pour votre stratégie immobilière

Productivité accrue

En facilitant la réservation et la gestion de vos espaces de travail, vos collaborateurs gagneront en efficacité et en sérénité

Intégration intuitive

En connectant notre solution à vos outils habituels, vous bénéficierez immédiatement de nos fonctionnalités avancées comme les réservations privées ou par récurrence, le tri des salles disponibles par capacité…

Configuration modulable

Gestion de vos équipements, adaptation à votre charte graphique… Personnalisez notre solution selon vos besoins

Comment fonctionne Instant Booking ?

Une réservation à la carte

Tout s’effectue d’un simple clic via Instant Booking, via votre messagerie habituelle ou via notre plugin Outlook.

Une application totalement personnalisable

Pour plus de mobilité, la grande majorité des fonctionnalités d’Instant Booking est également disponible sur notre application pour smartphone, Instant Mobile.

Une gestion intelligente

Réunions fantômes ou en doublons, sous ou sur-utilisation d’une salle… À partir de nos reportings, rationalisez chaque espace pour réduire vos coûts.

Des collaborateurs épanouis

La digitalisation de vos espaces de travail améliore la productivité, le bien-être et l’engagement de vos collaborateurs.

Un parcours utilisateur moderne

Installés dans vos locaux, nos écrans RoomPad® (10 pouces), nos BoxPad et DeskTag affichent l’état d’occupation des salles, le planning de la journée et permettent la réservation ou la libération à la volée d’un espace de travail.

Qu’est-ce qu’Instant Booking ?

Instant Booking est la véritable colonne vertébrale d’Instant Suite®.

Instant Booking est la solution multilingue de gestion de ressources et de services capable de répondre aux besoins des multinationales, des institutions publiques et des entreprises de toute taille.

Instant Booking permet une gestion optimale de l’ensemble des espaces de travail (salles de réunion, de formation, auditorium, boxes non réservables, bulles de confidentialité, postes de travail, bureaux de passage, bureaux Managers, casiers individuels, places de parking…) avec un retour sur investissement rapide.

Instant Booking peut gérer tout type de capteur de présence (IoT, sans-fil, filaire), la géolocalisation BLE ainsi que l’intéropérabilité avec la GTB.

Depuis Instant Booking, il est possible de faciliter la gestion des visiteurs depuis leur enregistrement jusqu’à leur arrivée à l’accueil du bâtiment.

Les fonctionnalités uniques sur le marché d’Instant Booking garantissent l’utilisation maximale de ces espaces de travail.

Comment j’accède à Instant Booking ?

Instant Booking est disponible depuis :

  • un portail Web, une seule adresse avec une vue utilisateur et une vue administrateur ;
  • un smartphone : Instant Mobile, permet de gérer la réservation de ressources (salles de réunion, formation, postes de travail, bureaux partagés, etc…), d’indiquer un problème au sein du bâtiment sur n’importe quel téléphone Android ou iOS. En résumé, Instant Mobile c’est Instant Booking dans votre poche ;
  • votre messagerie, grâce à une synchronisation en temps réel et bidirectionnelle avec MS Exchange 2007+, O365, GSuite, Lotus Domino 8+, IBM Verse. Notre plug-in Outlook offre une expérience enrichie pour l’utilisateur d’Outlook pour réserver un espace de travail, programmer une visio-conférence ou encore commander un service comme une pause-café.

Quels sont les matériels associés à Instant Booking ?

Instant Booking vous permet de déployer :

  • RoomPad® , écrans tactiles de réservation, d’information et d’orientation devant les salles de réunion, avec fonction Touchless par Qr-Code intégré ;
  • DeskTag, étiquettes à encre numérique sur les postes de travail ;
  • BoxPad, écrans tactiles de réservation pour les bureaux de manager et les bulles de confidentialité ;
  • GroomPad, écrans tactiles d’information et d’orientation 3D interactif dans les zones d’accueil et près des ascenseurs à chaque étage
  • Instant Box, capteur couplé à un indicateur de présence via LED pour les espaces généralement non réservables ;
  • GuestPad, écrans tactiles pour la gestion des visiteurs à l’entrée des bâtiments ;
  • SignPad, écran de communication interactif avec du contenu en temps réel, pour vos salariés, vos visiteurs et vos clients dans un show-room ou dans vos bâtiments ;
  • GuestTag, badge visiteur à encre numérique (2nd semestre 2020)

Quelles sont les langues disponibles pour Instant Booking ?

Instant Booking est disponible en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe, japonais.

Les interfaces utilisateurs de RoomPad®, GroomPad, DeskTag et BoxPad sont disponibles en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe, japonais.

Il est possible, sur demande, de mettre en œuvre d’autres langues. 11 langues sont en cours d’implémentation.

Les interfaces utilisateurs de SignPad sont disponibles nativement dans tous les alphabets.

Instant Booking s’interface-t-il avec MS Outlook, Exchange, MS 365, Lotus Domino, Google Calendar ?

Oui. Instant Booking s’interface avec les versions des logiciels de messagerie suivantes :

  • Microsoft Exchange 2007+
  • Lotus Notes Domino 8.5+ / IBM Verse
  • Microsoft Office 365
  • Google Suite

Est-il obligatoire d’installer RoomPad pour utiliser Instant Booking ?

Non, Instant Booking est une solution de gestion et d’optimisation des réservations de salles qui peut s’utiliser sans écran tactile installé à l’entrée des salles.

En revanche, Instant Booking est nécessaire pour déployer les écrans tactiles de réservation, d’information et d’orientation devant les salles (RoomPad®) ou dans les zones d’accueil visiteurs (GuestPad) et près des ascenseurs (GroomPad), tout comme les DeskTag sur les postes de travail.

 

Comment piloter une visioconférence depuis Instant Booking ?

Tout simplement en réservant une ou plusieurs salles de visio au sens physique du terme ou une salle de visio virtuelle « virtual room », grâce à Instant Booking, l’organisateur peut organiser une visioconférence.

En fonction des configurations et de l’architecture de visioconférence existantes, Instant Booking propose des options différentes allant de l’appel « point à point » jusqu’à l’automatisation complète de la visioconférence (dial out).

 

Une parfaite intégration avec vos outils quotidiens

Grâce à son API ouverte, connectez et intégrez de façon sécurisée les fonctionnalités d’Instant Suite® dans vos propres applications, y compris mobile.

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