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Instant Booking

Pour exploiter tout le potentiel de vos bâtiments et faciliter la vie de vos collaborateurs

Instant Booking

Une solution simple et intuitive qui recouvre toutes les dimensions du “Flex Office »

Réunions, formations, présentations hybrides, visioconférences, sessions de coworking… Une salle peut répondre à différents usages plusieurs fois dans la même journée.

Pour faciliter le travail de vos collaborateurs, notre outil centralise l’ensemble des réservations et des demandes d’équipements de votre parc de salles.

Il est possible également de déclarer sa présence au bureau ou en télétravail ou encore d’accéder aux agendas d’autres collaborateurs afin d’organiser ou d’ajuster sa journée de travail.

  • Facilitez l’expérience collaborateur à l’heure du travail hybride
  • Visualisez en temps réel, 24/24 et 7/7, la disponibilité d’une salle
  • Fluidifiez la réservation, l’annulation et la demande d’équipements
  • Prévenez d’un simple mail vos collaborateurs de la réservation ou de l’indisponibilité d’un lieu
  • Intégrez notre solution dans votre workflow habituel (messageries, calendriers, infrastructures de visioconférence)
  • Équipez-vous de nos écrans tactiles, de nos BoxPad ou de nos DeskTag afin d’offrir à vos collaborateurs une expérience utilisateur optimale

Envie de savoir ce que nous pouvons faire pour vous ?

Comme des centaines d’entreprises, adoptez nos solutions de Smart Office pour révolutionner votre façon de (télé)travailler.

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Avantages de Instant Booking

Coût financier optimisé

En améliorant le retour sur investissement de vos salles, vous prendrez les meilleures décisions pour votre stratégie immobilière

Productivité accrue

En facilitant la réservation et la gestion de vos espaces de travail, vos collaborateurs gagneront en efficacité et en sérénité

Intégration intuitive

En connectant notre solution à vos outils habituels, vous bénéficierez immédiatement de nos fonctionnalités avancées comme les réservations privées ou par récurrence, le tri des salles disponibles par capacité…

Configuration modulable

Gestion de vos équipements, adaptation à votre charte graphique… Personnalisez notre solution selon vos besoins

Comment Instant Booking fonctionne ?

Une réservation à la carte

Tout s’effectue d’un simple clic via Instant Booking, via votre messagerie habituelle ou via notre plugin Outlook.

Une application totalement personnalisable

Pour plus de mobilité, la grande majorité des fonctionnalités d’Instant Booking est également disponible sur notre application pour smartphone, Instant Mobile.

Une gestion intelligente

Réunions fantômes ou en doublons, sous ou sur-utilisation d’une salle… À partir de nos reportings, rationalisez chaque espace pour réduire vos coûts.

Des collaborateurs épanouis

La digitalisation de vos espaces de travail améliore la productivité, le bien-être et l’engagement de vos collaborateurs.

Un parcours utilisateur moderne

Installés dans vos locaux, nos écrans RoomPad® (10 pouces), nos BoxPad et DeskTags affichent l’état d’occupation des salles, le planning de la journée et permettent la réservation ou la libération à la volée d’un espace de travail.

Qu’est-ce que Instant Booking?

Instant Booking est la véritable colonne vertébrale d’Instant Suite®.

Instant Booking est la solution de gestion multilingue des ressources et des services qui peut répondre aux besoins des multinationales, des institutions publiques et des entreprises de toutes tailles.

Instant Booking permet une gestion optimale de tous les espaces de travail (salles de réunion, salles de formation, auditorium, boxes non réservables, boxes de réunion confidentiels, postes de travail, bureaux temporaires, bureaux de managers, casiers personnels, parkings, etc.) avec un retour sur investissement rapide.

Instant Booking peut gérer tous les capteurs de présence (IoT, sans fil, câblés), la géolocalisation BLE ainsi que l’interopérabilité avec la gestion technique des bâtiments.

Instant Booking permet de faciliter la gestion des visiteurs depuis leur inscription jusqu’à leur arrivée à l’accueil du bâtiment.

Les fonctionnalités d’Instant Booking, uniques sur le marché, garantissent une utilisation maximale de ces espaces de travail.

Comment accéder à Instant Booking ?

L’Instant Booking est disponible via :

  • un portail web, une adresse unique avec une vue utilisateur et une vue administrateur ;
  • un smartphone : Instant Mobile permet de gérer la réservation de ressources (salles de réunion, formations, postes de travail, bureaux partagés, etc.), de visualiser un problème à l’intérieur du bâtiment sur n’importe quel téléphone Android ou iOS.

En bref, Instant Mobile, c’est la réservation instantanée en format de poche ;
vos e-mails grâce à la synchronisation bidirectionnelle en temps réel avec MS Exchange 2007+, O365, GSuite, Lotus Domino 8+, IBM Verse.
Notre plug-in Outlook offre aux utilisateurs d’Outlook une expérience avancée pour la réservation d’un poste de travail, la planification d’une vidéoconférence ou même la commande d’un service comme une pause café.

Quel produit est lié à Instant Booking ?

Instant Booking permet l’utilisation de :

  • RoomPad®, écrans tactiles pour la réservation, l’information et l’orientation devant les salles de réunion, avec fonction Touchless grâce au code QR intégré,
  • DeskTag, étiquettes à encre numérique sur les postes de travail,
  • BoxPad, écrans tactiles de réservation pour les bureaux des managers et les boxes de réunion confidentiels,
  • GroomPad, écrans tactiles interactifs d’information et d’orientation en 3D dans les zones d’accueil et à proximité des ascenseurs à chaque étage,
  • Instant Box, capteur couplé à un indicateur de présence LED pour les places généralement non réservables,

GuestPad, écrans tactiles pour la gestion des visiteurs à l’entrée des bâtiments

SignPad, écran de communication interactif avec contenu en temps réel, pour vos collaborateurs, vos visiteurs et vos clients dans une salle d’exposition ou dans vos bâtiments.

Quelles sont les langues disponibles pour Instant Booking ?

Instant Booking est disponible en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe et japonais.

Les interfaces utilisateur de RoomPad®, GroomPad, DeskTag et BoxPad sont disponibles en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe et japonais.

D’autres langues peuvent également être implémentées sur demande. 11 langues sont actuellement mises en œuvre.
Les interfaces utilisateur SignPad sont disponibles nativement dans tous les alphabets.

Instant Booking a-t-il une interface avec MS Outlook, Exchange, MS 365, Lotus Domino, Google Calendar ?

Oui. Instant Booking dispose d’interfaces pour les versions suivantes du logiciel de messagerie :

  • Microsoft Exchange 2007+
  • Lotus Notes Domino 8.5+ / IBM Verse
  • Microsoft Office 365
  • Google Suite.

Faut-il installer RoomPad pour utiliser Instant Booking ?

Non, Instant Booking est une solution de gestion et d’optimisation des réservations de salles qui peut être utilisée sans écran tactile installé à l’entrée des salles.

D’autre part, Instant Booking est nécessaire pour pouvoir utiliser les écrans tactiles de réservation, d’information et d’orientation devant les salles (RoomPad®) ou dans les zones d’accueil des visiteurs (GuestPad) et à proximité des ascenseurs (GroomPad), ainsi que les DeskTags sur les postes de travail.

Comment gérer une vidéoconférence via Instant Booking ?

L’Instant Booking permet à l’organisateur d’organiser une vidéoconférence simplement en réservant une ou plusieurs salles vidéo au sens propre du terme ou une salle vidéo virtuelle (« virtual room »).

En fonction des configurations et des architectures de visioconférence existantes, Instant Booking offre différentes possibilités, allant des appels « point à point » à l’automatisation complète des visioconférences (dial out).

 

Une parfaite intégration avec vos outils quotidiens

Grâce à son API ouverte, connectez et intégrez de façon sécurisée les fonctionnalités d’Instant Suite dans vos propres applications, y compris mobile.

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