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FAQ

Trouvez la réponse à toutes les questions que vous pouvez vous poser sur nos solutions, leurs applications et leur fonctionnement, et bien plus encore…

Question générales

Qui est SharingCloud ?

SharingCloud est un éditeur de logiciels français dédié au Smart Office et à la digitalisation de l’environnement de travail des organisations modernes.

Fondée en 2010, SharingCloud a développé Instant Suite® une solution concrète aux défis majeurs des organisations :

  • Gestion du Smart Office
  • Optimisation des espaces de réunion et des salles de visioconférence,
  • Gestion du Flex Office et des bureaux partagés et de tout type de ressources (casier personnel, places de parking…),
  • Management intégré des services en salle ou à la personne,
  • Signalement de problèmes,
  • Gestion des visiteurs
  • Tracking d’objets nomades
  • Affichage dynamique
  • Web TV

Instant Suite® by SharingCloud délivre des statistiques en temps réel et des données essentielles pour un space planning efficient et des prises de décisions objectivées pour les entreprises.

Déployée dans plus de quarante paysInstant Suite® gère au quotidien plus de 15 000 salles de réunion, des dizaines de milliers de postes de travail, 3 000 playlists vidéo, ce qui représente plus de 8 millions de mètres carrés et plus d’un million et demi d’utilisateurs connectés.

Qu'est-ce qu'Instant Suite® ?

Instant Suite® est une suite logicielle qui regroupe l’ensemble de l’offre de SharingCloud : Instant BookingInstant TVInstant SignageInstant MobileInstant FlexInstant GuestInstant Metrics.

Instant Suite®, véritable couteau suisse de la digitalisation de l’environnement de travail, vous permet de simplifier le parcours utilisateur pour l’accès optimal aux ressources et services disponibles sur vos sites.

Pour un gestionnaire de site ou des services généraux, que permet Instant Suite® ?

Elle permet aux gestionnaires de sites, aux services généraux, de :

  • déployer une logique de Smart Office et de gérer et d’optimiser l’ensemble des ressources disponibles dans les bâtiments (salles de réunion, salles de formation, auditorium, box, postes de travail, bureaux de passage, places de parking, casiers personnels, objets nomades…) ;
  • disposer d’un état en temps réel des ressources utilisées, des no-shows, des taux d’occupation, dans l’optique d’un retour sur investissement optimal ;
  • fournir aux résidents la possibilité de réserver un espace de travail sereinement et une offre de services en salle et à la personne simple et maîtrisée, y compris depuis leur téléphone grâce à Instant Mobile, (réservation de bureaux, de salles, gestion des visiteurs, catering, réservation d’équipement, conciergerie…) ;

Pour un responsable informatique, que permet Instant Suite® ?

Instant Suite® offre aux responsables informatiques :

  • une rationalisation des outils de réservations des ressources (salles de réunion, postes de travail…), de gestion des espaces non réservables (boxes, coworking…), de programmation de visioconférence, de gestion de contenus vidéo et d’affichage dynamique au sein d’une plateforme totalement intégrée ;
  • une intégration au système d’information simple, sécurisée et unifiée (annuaires AD/LDAP, SSO, infrastructures de visio, messagerie [Exchange 2007+, Office 365, Google Apps, Lotus Notes 8+], CMS, infrastructures de streaming vidéo, …) ;
  • une simplification de l’administration et de l’exploitation de ces services.

Pour un responsable de la communication, que permet Instant Suite® ?

Instant Suite® permet également aux responsables de communication de mettre en œuvre une politique de communication auprès des salariés et des visiteurs, ou des clients dans un point de vente, et de diffuser simplement l’information ciblée et souhaitée sur tout type d’écran et sur l’Intranet.

Qu'est-ce qu'Instant Booking ?

Instant Booking est la véritable colonne vertébrale d’Instant Suite®.

Instant Booking est la solution multilingue de gestion de ressources et de services capable de répondre aux besoins des multinationales, des institutions publiques et des entreprises de toute taille.

Instant Booking permet une gestion optimale de l’ensemble des espaces de travail (salles de réunion, de formation, auditorium, boxes non réservables, bulles de confidentialité, postes de travail, bureaux de passage, bureaux Managers, casiers individuels, places de parking…) avec un retour sur investissement rapide.

Instant Booking peut gérer tout type de capteur de présence (IoT, sans-fil, filaire), la géolocalisation BLE ainsi que l’interopérabilité avec la GTB.

Depuis Instant Booking, il est possible de faciliter la gestion des visiteurs depuis leur enregistrement jusqu’à leur arrivée à l’accueil du bâtiment.

Les fonctionnalités uniques sur le marché d’Instant Booking garantissent l’utilisation maximale de ces espaces de travail.

Comment j'accède à Instant Booking ?

 Instant Booking est disponible depuis :

  • un portail Web, une seule adresse avec une vue utilisateur et une vue administrateur ;
  • un smartphone : Instant Mobile, permet de gérer la réservation de ressources (salles de réunion, formation, postes de travail, bureaux partagés, …), d’indiquer un problème au sein du bâtiment sur n’importe quel téléphone Android ou iOS. En résumé, Instant Mobile c’est Instant Booking dans votre poche ;
  • Votre messagerie, grâce à une synchronisation en temps réel et bidirectionnelle avec MS Exchange 2007+, O365, GSuite, Lotus Domino 8+, IBM Verse.
    Notre plug-in Outlook offre une expérience enrichie pour l’utilisateur d’Outlook pour réserver un espace de travail, programmer une visio-conférence ou encore commander un service comme une pause-café.

Quels sont les matériels associés à Instant Booking ?

Instant Booking, vous permet de déployer :

  • RoomPad®, écrans tactiles de réservation, d’information et d’orientation devant les salles de réunion, avec fonction Touchless par Qr-Code intégré,
  • DeskTag, étiquettes à encre numérique sur les postes de travail,
  • BoxPad, écrans tactiles de réservation pour les bureaux de manager et les bulles de confidentialité,
  • GroomPad, écrans tactiles d’information et d’orientation 3D interactif dans les zones d’accueil et près des ascenseurs à chaque étage,
  • Instant Box, capteur couplé à un indicateur de présence via LED pour les espaces généralement non réservables,
  • GuestPad, écrans tactiles pour la gestion des visiteurs à l’entrée des bâtiments,
  • SignPad, écran de communication interactif avec du contenu en temps réel, pour vos salariés, vos visiteurs et vos clients dans un showroom ou dans vos bâtiments.

Quelles sont les langues disponibles pour Instant Booking ?

Instant Booking est disponible en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe, japonais.

Les interfaces utilisateurs de RoomPad®, GroomPad, DeskTag et BoxPad sont disponibles en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe, japonais.

Il est possible, sur demande, de mettre en œuvre d’autres langues. 11 langues sont en cours d’implémentation.

Les interfaces utilisateurs de SignPad sont disponibles nativement dans tous les alphabets.

Qu'est-ce que RoomPad® ?

RoomPad® est un écran tactile de 10 pouces, conçu par SharingCloud en 2015, synchronisé avec Instant Booking.

Il s’installe à l’entrée de vos salles de réunion.

RoomPad® possède des LED, un lecteur de badge intégré, est Beacon BLE, PoE et Wi-Fi. Il peut être couplé à des capteurs d’occupation en temps réel IoT. On peut activer une fonctionnalité touchless via son Qr-Code intégré.

Il nécessite une licence Device incluant la mise à jour à vie des APK.

Que fait un RoomPad® ?

Grâce à RoomPad® vous pouvez :

  • connaitre l’état, les équipements et le planning de la salle ;
  • réserver la salle à la volée, prolonger une réunion en cours ou libérer la salle ;
  • annuler automatiquement les réservations qui ne sont pas honorées (« no-shows ») ;
  • trouver rapidement une salle libre sur le plan 3D interactif du bâtiment ;
  • signaler un problème dans la salle ou faire une demande de service ;
  • communiquer en diffusant vos playlists d’affichage dynamique.

Pour authentifier d’un geste les utilisateurs, RoomPad® est équipé d’un lecteur de badge universel intégré (RFID / MIFARE / NFC / HID).

Quels sont les modèles de RoomPad® ?

Depuis 2015, SharingCloud améliore RoomPad® et développe, avec son partenaire industriel Qbic Technology, d’autres modèles dans une démarche de progrès continu.

Ecrans SharingCloud

  • Genuine RoomPad®, écran tactile de 10 pouces, avec LED en zones latérales gauche et droite et en zone frontale indiquant le statut de la salle de réunion (vert ou rouge), comprenant un lecteur de badge intégré universel (MIFARE / NFC / RFID / HID).

  • RoomPad® lite, écran tactile 10 pouces, avec une seule zone LED en frontal supérieure et sans lecteur de badge.

Quels sont les écrans compatibles avec RoomPad® ?

En parallèle, SharingCloud homologue des tablettes conçues par des marques, à forte notoriété, pour qu’elles fonctionnent comme RoomPad®.

Ecrans compatibles :

  • Crestron 7 et 10 pouces, écran tactile embarquant la technologie SharingCloud et fonctionnant comme un RoomPad®. En option, soit un contour LED pour visualiser le statut des salles, soit un lecteur de badge déporté (MIFARE / NFC / RFID).

  • Philips, écran tactile de 10 pouces embarquant la technologie SharingCloud et fonctionnant comme un RoomPad®, avec LED sur les zones latérales gauche et droite et sans lecteur de badge.

Ces écrans compatibles ne sont pas vendus par SharingCloud et nécessitent une licence Device incluant la mise à jour à vie des APK.

RoomPad® est-il conforme aux règles de sécurité informatique ?

RoomPad®, comme tous les matériels développés par SharingCloud, répond aux règles de sécurité informatique les plus exigeantes afin d’empêcher toute intrusion via RoomPad® dans les systèmes informatiques de nos clients, dont certains sont dans le domaine de la Défense ou des Banques Centrales.

Qu’est-ce que DeskTag ?

DeskTag est une étiquette à encre numérique (e-ink) et se place sur les postes de travail (bureau ou desk) afin de gérer au mieux les démarches de Flex Office.

Doté d’une batterie autonome d’une durée de vie de 5 ans et synchronisé avec Instant BookingDeskTag permet la réservation d’un poste de travail.

DeskTag permet également de libérer automatiquement une réservation non honorée, de signaler un dysfonctionnement à son poste de travail grâce à un QR Code intégré à l’interface utilisateur.

DeskTag peut être couplé à un capteur de présence en temps réel IoT.

Il nécessite une licence Desk Entreprise incluant la mise à jour à vie des APK.

Comment fonctionne un DeskTag ?

DeskTag communique via un réseau sans-fil sécurisé à un routeur (access point) lui-même synchronisé avec Instant Booking en temps réel.

La portée du routeur est de 25 mètres, soit une couverture d’environ 1 950 mètres carrés ou jusqu’à 10 000 DeskTag.

Pour des raisons de respect des règles de sécurité informatique, et de garantie d’un fonctionnement optimal, il est recommandé d’installer un routeur par étage et de les relier à un serveur dédié communiquant avec Instant Booking.

Qu’est-ce que BoxPad ?

BoxPad est un écran tactile de 3,5 pouces, doté d’une LED et d’un lecteur de badge intégré (MIFARE / NFC / RFID / HID).
Il est Wi-Fi et alimentée par un port micro USB2 et peut être doté d’un adaptateur PoE.

BoxPad peut être couplé à un capteur de présence en temps réel.

Quelles sont les fonctionnalités de BoxPad ?

BoxPad permet de rendre disponible un bureau fermé lorsque le manager ne l’occupe pas et de le transformer en salle de réunion ou de réserver de manière temporaire une bulle de confidentialité pour y mener un entretien annuel ou suivre une formation de type e-learning.

Il nécessite une licence Box / Bureau Manager incluant la mise à jour à vie des APK.

Comment s’installe BoxPad ?

BoxPad s’installe à côté des portes des bureaux fermés ou sur les petites salles de réunion de 2-3 personnes (huddle rooms) ou encore sur les bulles de confidentialité (phone booth).

Le support mural pour cloison pleine ou vitrée est inclus.

BoxPad est-il conforme aux règles de sécurité informatique ?

BoxPad, comme tous les matériels développés par SharingCloud, répond aux règles de sécurité informatique les plus exigeantes afin d’empêcher toute intrusion via BoxPad dans les systèmes informatiques de nos clients, dont certains sont dans le domaine de la Défense ou des Banques Centrales.

Qu’est ce que GroomPad ?

GroomPad est en quelque sorte le grand frère de RoomPad®.

C’est un écran tactile de grande dimension (à partir de 42 pouces) installé à l’accueil des bâtiments et/ou à côté des ascenseurs.

En affichant les plans de chaque étage pour pouvoir facilement trouver une salle de réunion, une zone, une bulle de confidentialité, l’emplacement d’un bureau libre ou encore un collègue ; GroomPad remplace avantageusement la signalétique d’ascenseur et offre une solution idéale pour l’orientation dans le bâtiment.

Quelles sont les fonctionnalités de GroomPad ?

GroomPad permet, tout comme RoomPad®, de réserver à la volée une salle, ou un bureau, inoccupés, n’importe où dans le bâtiment.

En mode veille, GroomPad devient un écran d’affichage dynamique pour diffuser tout type de contenu multimédia y compris des flux d’information en temps réel.

GroomPad permet de signaler un problème (ménage, climatisation ou éclairage défectueux, etc.) directement sur le plan à l’endroit exact où l’incident s’est produit. Une notification de l’incident parvient directement aux équipes de facility management.

Les services de conciergerie liés au bâtiment sont également disponibles. A partir du GroomPad, une personne ou un visiteur pourra réserver une pause-café pour sa réunion, un taxi, un accès Wi-Fi guest ou tout autre service proposé sur le site.

Il nécessite une licence Device Manager incluant la mise à jour à vie des APK.

GroomPad est-il conforme aux règles de sécurité informatique ?

GroomPad, comme tous les matériels développés par SharingCloud, répond aux règles de sécurité informatique les plus exigeantes afin d’empêcher toute intrusion via GroomPad dans les systèmes informatiques de nos clients, dont certains sont dans le domaine de la Défense ou des Banques Centrales.

Quels sont les écrans tactiles compatibles avec GroomPad ?

L’écran tactile n’est pas vendu par SharingCloud.

Les écrans des marques PhilipsLGeSamsungiiyamaSharpNEC, sont compatibles avec GroomPad.

Qu’est-ce qu’Instant Player ?

Instant Player est un player d’affichage dynamique, Beacon BLE, et Androïd qui permet de gérer et de piloter n’importe quel type d’écran pour diffuser les playlists multimédia que les services de communication ou de marketing souhaitent diffuser auprès des audiences ciblées.

Instant Player supporte les formats vidéo jusqu’au 4K.

Il nécessite une licence Device incluant la mise à jour à vie des APK.

Instant Player est-il conforme aux règles de sécurités informatique ?

Instant Player, comme tous les matériels développés par SharingCloud, répond aux règles de sécurité informatique les plus exigeantes afin d’empêcher toute intrusion via Instant Player dans les systèmes informatiques de nos clients, dont certains sont dans le domaine de la Défense ou des Banques Centrales.

Qu’est-ce que SignPad ?

SignPad est un écran d’interaction digitale et tactile (10’’ jusqu’à 75’’).

Créé à l’origine pour renforcer la communication de marque et promotionnelle avec des prospects et des clients dans les lieux de vente, SignPad est devenu incontournable dans la communication interactive avec les salariés ou les visiteurs.

SignPad peut devenir le prolongement de GroomPad.

Quelles sont les fonctionnalités SignPad ?

SignPad vous permet de créer l’interface d’interaction digitale avec vos publics internes et externes exactement comme vous l’imaginez. Autant de rubriques et de sous-menus dont vous avez besoin, entièrement customisés selon vos envies et votre charte graphique d’entreprise…

SignPad est synchronisé en temps réel avec Instant Booking et Instant Signage.

SignPad peut envoyer des données vers des logiciels de CRM, alimentant vos bases de données prospects et clients.

 

SignPad peut gérer :

  • Les fonctionnalités du GroomPad (affichage des plans 3D, réservations des salles et des postes de travail, signalement de problèmes, etc.)
  • Les fonctionnalités du GuestPad (enregistrement des visiteurs, signature documents, demande de code Wi-Fi visiteur)
  • L’affichage dynamique (playlist, image, film, documents Word, PDF, PowerPoint…)
  • Des cartes interactives ou des sites web
  • Des flux d’informations temps réel (info-trafic, météo, dépêches agences presse, indicateurs…).
  • Des social walls (Facebook, Twitter…)
  • Des sondages et quiz en live
  • De la datavisualisation et des catalogues d’art dynamique
  • Des bornes interactives (catalogue de formation digital, visite virtuelle d’un site ou d’une usine…)

L’affichage réglementaire et obligatoire (règlement intérieur, affichage syndical…)

SignPad est-il conforme aux règles de sécurités informatique ?

SignPad, comme tous les matériels développés par SharingCloud, répond aux règles de sécurité informatique les plus exigeantes afin d’empêcher toute intrusion via SignPad dans les systèmes informatiques de nos clients, dont certains sont dans le domaine de la Défense ou des Banques Centrales.

Qu’est-ce qu’un Instant TV ?

Instant TV est une composante d’Instant Suite®.

Instant TV c’est la web TV d’entreprise tout simplement.

C’est une plateforme de gestion complète du média vidéo au sein du système d’information de l’entreprise, un Digital Asset Manager intégrée avec votre CMS.

Quelles sont les fonctionnalités d’Instant TV ?

Instant TV offre toutes les fonctionnalités permettant aux services de communication de gérer efficacement le cycle de vie complet des contenus vidéo (publication, encodage en 4K, MP4, diffusion optimisée, gestion de chaînes et des droits de contribution, fonctions sociales…).

Grâce à Instant TV, la diffusion des vidéos se fait en Live ou en VOD – en adaptive streaming – sur les intranets, sur tout écran d’affichage dynamique, smartphones & tablettes et bien évidemment sur RoomPad®SignPadGuestPad et GroomPad.

Qu’est-ce qu’un Instant Signage ?

Instant Signage est une composante d’Instant Suite®.

C’est une solution complète d’affichage dynamique offrant une gestion simple de vos contenus multimédias et la programmation de vos listes de diffusion sur tout type d’affichage.

Instant Signage prend en charge tout type de média : slides PowerPoint, image, vidéos, contenus web, flux RSS en temps réel…

Quels sont les langues et alphabets gérés par Instant Signage ?

Instant Signage, par sa conception, gère l’ensemble des alphabets et des langues existants.

L’utilisateur écrit directement ses messages dans sa langue d’origine.  Les écrans diffuseront la communication dans la langue voulue.

L’interface administrateur est, elle, disponible en français, anglais, allemand, italien, espagnol, russe, japonais.

Comment produire du contenu adapté aux écrans ?

SharingCloud offre au travers de l’agence de communication Make Me Screen des habillages graphiques, de la création de logos animés, des films, des flux sur mesure et localisés pour la météo, le trafic routier, les horaires de transports ou encore les dépêches d’agences de presse, des bornes digitales interactives…

Pour en savoir plus, allez sur www.makemescreen.fr.

Qu’est-ce qu’Instant Box ?

Instant Box permet de gérer les espaces de travail partagés ainsi que les salles ou boxes, non réservables dans une logique de Flex Office.

Grâce à son capteur de présence, Instant Box permet de d’indiquer en temps réel l’état de l’ensemble de ces espaces via des LED d’occupation. La disponibilité est indiquée par la couleur : Rouge, c’est occupé ; vert c’est libre !

Vous disposez d’un reporting en temps réel vous permettant d’accéder aux statistiques de chaque espace, et donc d’optimiser leur utilisation.

De quoi est constitué Instant Box ?

Instant Box comprend une LED et un capteur de présence filaire.

Instant Box se connecte à un concentrateur qui peut gérer jusqu’à 5 Instant Box.

Le concentrateur est synchronisé à Instant Booking en temps réel.

La portée maximale entre chaque Instant Box et son concentrateur est de 100 mètres.

Instant Box est-il confirme aux règles de sécurité informatique ?

Instant Box, comme tous les matériels développés par SharingCloud, répond aux règles de sécurité informatique les plus exigeantes afin d’empêcher toute intrusion via Instant Box dans les systèmes informatiques de nos clients, dont certains sont dans le domaine de la Défense ou des Banques Centrales.

Qu'est-ce qu'Instant Mobile ?

Instant Mobile est une composante d’Instant Suite®.

C’est l’application mobile de SharingCloud disponible pour tous les téléphones sous iOS et sous Android.

Compatibilité iOS 10.0+ et Android 4.4+

Instant Mobile est customisable et personnalité et contient toutes les fonctionnalités présentes dans Instant Booking : réservation de salles, de bureaux, plans interactifs avec guidage (way-finding), déclaration de visiteurs, déclarations d’incidents, affichage de news et contenus dynamiques…). Instant Mobile, c’est Instant Booking dans votre poche.

Quelles sont les fonctionnalités d’Instant Mobile ?

Instant Mobile vous offre toutes les fonctionnalités d’Instant Booking sur votre smartphone.

 Instant Mobile vous permet de réserver un bureau ou une salle de réunion, de voir l’ensemble de vos réservations, et, au besoin, d’annuler simplement en 1 clic une réservation et de libérer la salle.

Instant Mobile permet de gérer vos visiteurs à tout moment.

Grâce aux plans interactifs en 3D et le “way-finding”, Instant Mobile vous guide jusqu’à la salle que vous avez réservée ou la réunion à laquelle vous assistez.

Vous pouvez aussi signaler un problème comme une ampoule cassée ou la défaillance d’un système tout comme vous pouvez déjà le faire via RoomPad® et GroomPad ou via Instant Booking.

Qu’est-ce qu’un Instant Flex ?

Instant Flex est une composante d’Instant Suite®.

Instant Flex est un outil permettant de construire de multiples scénarios pour gérer de manière efficiente et apaisée le Flex Office*.

Instant Flex offre l’ensemble des fonctionnalités et des outils garantissant que le salarié trouve le poste de travail ou l’espace qui lui convienne et que ces espaces soient utilisés de manière efficiente.

Définitions :

  • Flex Office ou espace de travail flexible et dynamique est une approche d’aménagement de l’espace de travail dans laquelle l’entreprise propose à ses salariés différents types de postes de travail en fonction de son activité ou de son besoin.
    Cette approche combine souvent des postes de travail attribués, des postes de travail en libre-service réservables ou non, des espaces collaboratifs (ou coworking), des zones communes, des espaces « calmes », des zones récréatives, voire le télétravail…
  • Les anglicismes sont très présents dans l’approche de l’espace de travail flexible et dynamique (Flex Office) :
    • Free-sitting / Assigned desk : le plus souvent des postes de travail non réservables dans une logique d’un poste de travail pour un salarié
    • Hot desking / Unassigned desk : le plus souvent des postes de travail non réservables dans une logique d’un poste de travail pour n salariés
    • Hoteling / Desk booking : le plus souvent des postes de travail réservables dans une logique soit d’un poste par salarié soit d’un poste pour n salariés
    • Collective use spaces / Coworking / Quiet zone : le plus souvent zone à usage divers mis à la disposition des salariés pour des besoins de travail à plusieurs ou pour pouvoir se concentrer dans des zones calmes où l’usage du téléphone est prohibé par exemple. Les espaces de coworking peuvent être dans les bâtiments de l’entreprise ou dans des espaces de coworking gérés par des tiers (wework, beewake, neonomade, liquidspace…)

Free address workspace : le plus souvent des zones fermées dans lesquelles se trouvent des postes de travail non réservables mis à disposition des salariés nomades.

Quelles sont les fonctionnalités d'Instant Flex ?

Instant Flex est synchronisé avec Instant Booking et par conséquent avec Instant Mobile.

Instant Flex permet de

  • Gérer via des capteurs de présence les postes de travail, assignés ou non, ou les zones, non réservables ;
  • Réserver un poste de travail ou espace collaboratif à l’avance ou à la volée ;
  • Gérer les acquittements de ces réservations avec authentification si nécessaire ;
  • Libérer automatiquement les réservations non honorées (no-shows ou réservations fantômes) ;
  • Signaler un dysfonctionnement lié au poste de travail ou à l’espace.

Le statut de ces postes de travail et de ces espaces s’affichent en temps réel sur les plans 3D présents sur GroomPadRoomPad®Instant Mobile et le portail web Instant Booking.
Instantanément, vous visualisez ce qui est occupé ou libre.

Existe-t-il des reportings liés au Flex Office ?

Instant Flex délivre des reportings en temps réel sur l’occupation de ces postes de travail, permettant de construire des cartes de chaleur facilitant la recherche d’un poste de travail libre ou d’une zone moins densément occupée.

Ces données permettent également de donner des indications statistiques objectives aidant à prendre des décisions éclairées sur l’utilisation des ressources du Flex Office.

Que puis-je déployer avec Instant Flex ?

Instant Flex permet de déployer :

  • De simples QRCodes avec lequel l’utilisateur interagit via Instant Mobile
  • DeskTag, étiquettes à encre numérique sur les postes de travail,
  • BoxPad, écrans tactiles de réservation pour les bureaux de manager et les bulles de confidentialité,

Des capteurs de présence IoT, que l’on peut associer avec DeskTag et BoxPad, permettant un acquittement ou une libération automatique des postes de travail.

Quels sont les capteurs compatibles avec Instant Flex ?

Instant Flex est compatible avec les capteurs de présence sans fil infrarouge ou thermique des marques suivantes :

  • Crestron
  • CSM
  • Ubigreen
  • VergeSense
  • Wisenet 

Illustrations de capteurs non contractuelles

Ces capteurs ne sont pas vendus par SharingCloud et nécessitent une licence Device.

Qu’est-ce qu’Instant Guest ?

Instant Guest est une composante d’Instant Suite®.

Instant Guest est une solution d’optimisation du processus d’accueil et de gestion des visiteurs.

Instant Guest permet également de gérer l’envoi et la réception de lettres et de colis qui arrivent à l’accueil ainsi que les badges d’accès temporaires.

Comment Instant Guest fonctionne ?

Lors de la réservation d’une salle de réunion, Instant Booking invite l’organisateur à enregistrer ses visiteurs.

Il peut également réserver une place de parking visiteur, ou anticiper une demande d’accès Wi-Fi guest ou encore faire toute demande de service comme une pause-café ou une table au restaurant d’entreprise.

Un salarié peut à tout moment enregistrer des visiteurs via le portail Instant Booking ou via Instant Mobile y compris si ces visites ne sont pas liées à une réunion.

Il est également possible à l’accueil d’enregistrer des visiteurs qui n’auraient pas été préalablement déclarés.

Et à l’accueil, quels sont les bénéfices ?

L’hôte ou l’hôtesse d’accueil voit les check-ins des visiteurs sur son écran dédié ou son navigateur web. Ils peuvent alors récupérer auprès du visiteur sa pièce d’identité.

Grâce à Instant Guest, les hôtes et les hôtesses d’accueil peuvent réellement accueillir les visiteurs de la voix et du regard sans avoir les yeux constamment rivés à leur écran.

À tout moment, il est possible de connaître le nombre précis de visiteurs présents dans l’entreprise.

Les hôtes d’accueil, sur la même interface, peuvent gérer la réception ou l’envoi d’un pli par coursier ou d’un colis.

Enfin, si un salarié a oublié son badge d’accès, Instant Guest leur permet d’affecter un badge temporaire à ce salarié et d’assurer le suivi de ce prêt jusqu’à la récupération de ce badge temporaire.

Comment le visiteur peut-il faire son enregistrement ?

A son arrivée, le visiteur effectue son « check-in » sur l’écran tactile du GuestPad, prévu à cet effet.

Il peut signer électroniquement, grâce au GuestPad, des documents relatifs à l’accès dans les bâtiments, comme demander un code d’accès Wi-Fi Visiteur est ou tout autre service proposé par l’entreprise visitée (demande de taxi par exemple).

Un mail ou un SMS est alors envoyé à l’organisateur de la réunion pour le prévenir que son visiteur vient d’arriver.

Et les badges ?

Instant Guest permet d’imprimer des badges sur de multiples imprimantes dont la mise en forme est totalement personnalisable.

Ces badges contiennent les informations utiles suivantes : nom du visiteur, société, nom et localisation de la salle de réunion, code WI-FI guest, nom et ligne directe de la personne visitée, consignes de sécurité à respecter.

Quelle est la différente entre Instant Suite® et Instant Booking ?

Instant Suite® est une suite logicielle qui regroupe l’ensemble de l’offre de SharingCloud : Instant BookingInstant TVInstant SignageInstant FlexInstant GuestInstant MobileInstant Metrics.

Instant Suite®, véritable couteau suisse de la digitalisation de l’environnement de travail, vous permet de simplifier le parcours utilisateur pour l’accès optimal aux ressources et services disponibles sur vos sites.

Instant Booking est la composante principale d’Instant Suite®. C’est une solution multilingue de gestion de ressources et de services capable d’adresser les besoins des multinationales, des institutions publiques et des entreprises de toute taille.

Quelle est la différence entre Instant TV et Instant Signage ?

Instant TV et Instant Signage sont des composantes d’Instant Suite®.
Instant TV c’est la web TV d’entreprise tout simplement. C’est une plateforme de gestion complète du média vidéo au sein du système d’information de l’entreprise, un Digital Asset Manager.

Instant Signage, c’est une solution complète d’affichage dynamique offrant une gestion simple de vos contenus multimédias et la programmation de vos listes de diffusion sur tout type d’affichage.

Qu’appelez-vous une ressource ?

Une ressource, c’est de manière non exhaustive :

  • une salle quelle que soit sa nature : réunion, formation, auditorium, amphithéâtre…
  • un studio d’enregistrement
  • un studio ou un plateau TV/Radio
  • un poste de travail (bureau, desk)
  • un bureau fermé
  • un espace non réservable
  • une bulle de confidentialité, box, boquette, phone booth…
  • un poste d’accueil
  • une place de parking
  • un casier individuel réservable
  • un écran d’affichage dynamique
  • une voiture ou une bicyclette d’un parc d’entreprise
  • un objet nomade

Quels types de reporting sont générés ?

Instant Metrics présente une série de tableaux de bord en temps réel découpée en 4 parties. Instant Metrics est inclus dans les licences Instant Booking pour sa version standard

  • Occupation
  • Utilisation par ressource
  • Utilisation par utilisateur
  • Export vers Excel

Illustration non contractuelle

En version avancée optionnelle et payante, Instant Metrics propose des tableaux de bord customisés ou des adaptations sur-mesure couplées à des outils de data intelligence, comme Power Bi par exemple.

Instant TV, en standard, propose des statistiques spécifiques comme :

  • Statistiques vidéo (nombre de visionnages, nombre de like…)
  • Statistiques des chaînes
  • Statistiques des mots-clés
  • Statistiques des publications
  • Statistiques globales

Questions commerciales

Que se passe-t-il si je n’ai pas besoin de toutes les fonctionnalités incluses dans Instant Suite® ?

Instant Suite® est une solution complète et intégrée. Elle est hautement configurable et il possible de n’activer qu’une partie des fonctionnalités. Les coûts de licence sont liés aux types et au nombre d’écrans et de ressources gérés. Vous ne payez donc que ce que vous utilisez.

Nos contrats de services SaaS ou de maintenance pour les déploiements sur vos serveurs incluent l’accès à l’ensemble des fonctionnalités des produits achetés pendant la période de couverture des contrats.

Combien coûte Instant Suite®?

Il existe deux modes d’accès à la solution Instant Suite® : en mode On-Premise ou en mode SaaS (cloud).

Le coût est dégressif en fonction du nombre total de ressources gérées.

Il comprend le coût des licences de ressources, le coût des licences de gestion des APK des matériels, le coût des matériels associés et les services professionnels liés à la mise en œuvre de votre projet.

Nous vous suggérons de contacter le service commercial de SharingCloud pour de plus amples informations

On-Premise SaaS (Cloud)
Ressources (salles, desks, bureau fermé, bulles, parking, zone, étage,…) Licence perpétuelle et maintenance annuelle Licence annuelle
Licence device manager Perpétuelle Annuelle
Matériels SharingCloud (3 ans de garantie)

Matériels compatibles (la garantie du constructeur s’applique)

Coût lié à l’achat

A voir avec le constructeur

Coût lié à l’achat

A voir avec le constructeur

Professional Services Liés à la mise en œuvre du projet Liés à la mise en œuvre du projet

A quoi correspondent les licences vendues par SharingCloud ?

Le business model de SharingCloud repose sur des licences par ressource que ce soit en mode SaaS ou en mode On-Premise.

 

* une licence Device est obligatoire

Licences SaaS / On-Prem Description
Licence serveur Instant Suite® Donne accès à l’ensemble des composants Instant Suite® : Instant Booking, Instant Signage, Instant Flex, Instant Mobile, Instant Guest, Instant TV, Instant Metrics.
Une licence par entreprise.
Instant Booking –
Licence de point d’accueil
  • Gestion complète des visiteurs
  • Nombre illimité de GuestPad
  • Gestion des plis et colis
  • Gestion des badges temporaires
  • Gestion du Wifi Guest (Ucopia, Cisco WAS)
Instant Booking –
Licence de salle basique
Une licence par salle synchronisée au système de messagerie. Donne la possibilité d’accéder aux modules statistiques et au signalement de problème sur RoomPad® *
Instant Booking –
Licence de salles Entreprise
Inclut les fonctionnalités basique +

  • gestion des room services,
  • gestion de capteurs IoT supportés (CSM,Ubigreen,, Wisenet, VergeSense, Crestron),
  • programmation visioconférence supportées,
  • gestion d’automates AV supportés (AMX, Crestron, Extron),
  • support de la Pulse-Box *
Instant Booking –
Licence Desk / Ressource basique
Une licence par desk, place de parking, équipement IT, véhicule, etc.

  • Gestion de la réservation (QR Code, Carte 3D, GP, RP…)
  • Signalements de problèmes
  • Affichage sur carte interactive statut temps réel
  • Reporting et statistiques d’utilisation

Cette licence ne permet PAS d’installer un DeskTag, un ZoneTag, un BoxPad ou un Instant Box

Instant Booking  –
Licence Desk / Zone Entreprise
Une licence par Desk ou Zone avancée

Inclut toutes les fonctionnalités basiques +

  • Gestion de l’occupation par capteur IoT
  • Synchronisation d’affectation avec Annuaire LDAP ou IWMS tiers
  • Inclut licence device pour supporter un DeskTag ou un ZoneTag

Cette licence est obligatoire pour gérer un DeskTag ou un ZoneTag

Instant Booking  –
Licence Box / Bureau Manager
Une licence par Box ou Bureau Manager

Inclut toutes les fonctionnalités basiques +

  • Gestion de l’occupation par capteur IoT
  • Synchronisation d’affectation avec Annuaire LDAP ou IWMS tiers
  • Inclut licence device pour supporter un BoxPad ou un Instant Box

Cette licence est obligatoire pour gérer un BoxPad ou un Instant Box

Instant Booking –
Licence Plan d’Etage
Une licence pour chaque étage

(pour utilisation sur GroomPad, Portail, appli Instant MobileRoomPad®)

  • Affichage statut des ressources en temps-réel
  • Gestion des zones
  • Guidage sur plan interactif
  • Synchronisation depuis une plateforme de gestion de plan

supportée (Surfy, Ellz and Beyond)

  • Signalement de problèmes
  • Réservation des salles et des desks
Instant Signage –
Licence Borne Tactile Interactive
Une licence par GroomPad * ou SignPad *

  • Gestion des contenus multimédia interactifs
  • Masques d’affichage configurables
  • Affichage dynamique complet

Une licence « Device Manager » complémentaire est nécessaire pour le support d’un Player d’affichage dynamique supporté.

Instant Signage –
Licence Ecran d’Affichage Dynamique
  • Supporte tout type de contenus (Video, HTML, Widgets, images, …)

Une licence « Device Manager » complémentaire est nécessaire pour le support d’un Player * d’affichage dynamique supporté.

Licence Device Obligatoire pour chaque équipement connecté à Instant suite®.

Cette licence est nécessaire pour tout device SharingCloud ou de constructeurs tiers (Philips, Crestron,…)

  • Gestion complète de l’équipement (provisioning, supervision, troubleshooting, gestion de configuration) via Instant Device Manager
  • Accès aux mises à jour des applications Android SharingCloud pour les équipements supportés. L’utilisation de ces applications est obligatoire pour le fonctionnement avec une plateforme Instant Suite® fournie en SaaS.
Licence Instant TV Licence par viewer

Comment puis-je acheter des produits SharingCloud ?

SharingCloud travaille selon un modèle indirect.

Seuls des intégrateurs agréés peuvent vendre et installer les logiciels et produits SharingCloud.
Nous vous suggérons de contacter le service commercial de SharingCloud pour de plus amples informations :

Quelles sont les langues supportées par la solution de SharingCloud ?

Instant Suite® est disponible en Français, Allemand, Anglais US et Anglais UK.

Les interfaces utilisateurs de RoomPad®GroomPad, DeskTag et BoxPad sont disponibles en Français, Allemand, Anglais US, Anglais UK, Arabe, Chinois Traditionnel, Chinois Simplifié, Espagnol, Italien, Portugais, Turc, Russe.

Il est possible, sur demande, de mettre en œuvre d’autres langues.

Les interfaces utilisateurs de SignPad sont disponibles nativement dans tous les alphabets.

Quels bénéfices au final pour mon organisation, mes salariés ?

Instant Suite®® by SharingCloud apporte une réponse moderne et efficace à la dynamique de digitalisation des organisations et une solution pour l’optimisation des ressources et la gestion du Flex Office dans un bâtiment.

Cette optimisation des ressources est l’un des leviers de réduction de l’empreinte écologique des bâtiments et des entreprises.

C’est également un moyen de valoriser les différents services mis à disposition des résidents sur un site et un vecteur d’image corporate important.

Je suis un utilisateur, quels retours sur investissement puis-je en attendre ?

Déjà, un changement d’habitude maîtrisé et peu anxiogène.

Vous continuez de gérer vos réunions via votre messagerie que ce soit Outlook – Lotus notes, Google Calendar (ou via le portail Instant Booking) :

  • Réservation de salle,
  • Pilotage de visioconférences, ajout de participants, invitation,
  • Demande d’accès pour un visiteur (+ wifi guest))
  • Demande de services en salle (pause-café par exemple).

Vous pouvez, le cas échéant, pour une « réunion impromptue de deux à trois personnes » réserver une salle à la volée sur RoomPad® ou GroomPad sans avoir besoin de rouvrir votre PC et vérifier dans votre messagerie.

Instant Mobile vous permet enfin de retrouver l’ensemble des fonctionnalités d’Instant Booking sur votre téléphone portable.

Je suis un administrateur IT, quels retours sur investissement puis-je en attendre ?

L’interface d’administrateur est user-friendly et très simple d’utilisation. Peu de perturbation à prévoir et peu de culture du changement à mettre en œuvre.

Depuis un PC, vous pouvez administrer l’ensemble des ressources, des droits & permissions, modifier les paramètres de chacune des ressources et ce dans n’importe quel bâtiment de l’entreprise où que ce soit dans le monde.

Instant Suite® génère des reportings complets, via Instant Metrics, soit à l’usage des services informatiques soit plus dédiés aux services généraux ou encore aux services de communication.

  • La supervision en temps réels des RoomPad®/GroomPad
  • Les réservations en cours, à venir, passées, le nombre de salles libres/occupées, l’affichage dynamique
  • Le temps moyen de durée des réunions, le nombre de participants par réunion, par salle, le taux d’occupation des ressources (salles, postes de travail, bulles, parking…), le taux de non-présence (no-shows)
  • Des reportings par utilisateur.

Je suis gestionnaire de site, je suis responsable des services généraux, quels retours sur investissement puis-je en attendre ?

Instant Booking permet de diminuer drastiquement les réservations non honorées de salles de réunion.

Les statistiques issues de nos bases de données montrent que le taux moyen de réservations de salles non honorées de 30-35% observé dans les entreprises diminue progressivement vers un taux stabilisé de 5%.
Cela revient à créer de la disponibilité effective aux salles existantes ou de diminuer le nombre de salles tout en assurant le même niveau de service.

On constate qu’au bout de 3 mois d’utilisation, le retour sur investissement est de l’ordre du coût annuel d’une salle de réunion par salle gérée par Instant Booking.

En moyenne, les postes de travail sont inoccupés 50% du temps pour de bonnes raisons – parce que l’on est en réunion dans une salle, en mission, en congés…

En matière de Flex Office, les gains observés sont de plusieurs ordres :

  • Les taux d’occupation des postes de travail augmentent ;
  • Les enquêtes de satisfaction des salariés au sujet de leur lieu de travail s’améliorent ;
  • Des postes de travail peuvent être libérés tout en améliorant la qualité de vie au travail. Plusieurs clients de SharingCloud ont pu libérer jusqu’à plusieurs plateaux complets ;
  • Cette libération permet de redonner de l’espace libéré pour de nouveaux usages comme des salles de cocréation, des salles de détente, des salles de repos ;
  • Ceci a également un impact positif sur le bilan énergétique de vos bâtiments.

Je suis responsable de communication-marketing, quels retours sur investissement puis-je en attendre ?

Vous disposez d’un outil simple et maîtrisé de gestion et de diffusion de l’information corporate et/ou commerciale auprès des cibles visées.
Vous pouvez créer des playlists multimédia identiques ou customisables selon les écrans de diffusion ou les bâtiments et les sites.

Vous pouvez gérer simplement des logiques de contenu corporate imbriquées avec des contenus locaux pour conserver les spécificités de vos différents sites dans les régions, dans les pays dans lesquels votre entreprise est présente.

Vous disposez de savoir-faire de Make Me Screen pour construire des stratégies d’éditorialisation des contenus de vos écrans et des interactions que vous souhaitez avec vos cibles internes et externes.

Pour la gestion de mes visiteurs, quels retours sur investissement puis-je en attendre ?

Ils disposent d’un outil simple « d’enregistrement » à la manière d’un check-in d’hôtel en cliquant sur GuestPad à l’entrée du site.

Ils entrent les informations nécessaires et peuvent faire leur demande de services (accès Wi-fi Visiteur, réservation de taxi…).

Une fois validé, leur check-in va permettre d’imprimer le badge.
Grâce au GroomPad, ils visualisent la salle dans laquelle leur réunion se déroule et s’orientent dans le bâtiment.

Pourquoi n’utiliserais-je pas tout simplement un iPad ou une Galaxy Tab ?

RoomPad® est un équipement professionnel, PoE et Wi-Fi, prévu pour fonctionner 24/7, doté de LED, d’un lecteur de badge et de sa fixation murale et sur paroi vitrée.

Il a été conçu également pour répondre aux règles de sécurité informatique notamment sur les risques de pénétration dans les systèmes informatiques vitaux des entreprises.

Son prix public conseillé est à partir de 790€. (hors licence device)

En comparaison, le coût d’une solution iPad ou de Tab Android serait de :

  • iPad (10,2”) 389€ / Samsung Galaxy (10”) 399€ prix de vente conseillés
  • Support mural avec alimentation électrique 400€ (il en existe d’autres à des prix inférieurs mais celui-ci combine sécurisation et alimentation)
  • Interface réseau 90€
  • Sous-total à partir de 879€

A cette somme, il faut ajouter un logiciel ou « App » permettant la réservation de salles. Par ailleurs, il faudrait un logiciel de surveillance de l’iPad ou Galaxy Tab pour effectuer le monitoring, les mises à jour…

Nous ne connaissons pas le coût de tels logiciels.

Il existe un risque non négligeable de vol sur ce type de tablettes.
Au-delà de ces aspects, ce sont des produits grand public qui ne sont pas prévus pour une utilisation 24/24, 7 jours sur 7.

Ils présentent également des risques non négligeables en termes de sécurité informatique.

Quel support apportez-vous à vos clients ?

SharingCloud apporte deux types de support à ses clients. Une maintenance pour les logiciels et une autre pour les matériels.

Dans le cas d’une installation en mode SaaS, le paiement de la licence annuelle donne accès aux évolutions fonctionnelles d’Instant Suite® et à l’équipe Support en cas de problèmes.

Dans le cas d’une installation On-Premise, le paiement de la maintenance annuelle ou d’un contrat de TMA spécifique donne accès aux évolutions fonctionnelles d’Instant Suite® et à l’équipe Support en cas de problèmes.

Le matériel SharingCloud (RoomPad®GroomPad player, Instant PlayerSignPadInstant BoxBoxPadGuestPad) possède une garantie 3 ans.

Les matériels supportés par SharingCloud ont la garantie proposée par leur fabricant respectif.

A titre indicatif et non exhaustif :

  • Tablettes Crestron, Philips
  • Capteurs CSM, Ubigreen, Crestron, Vergenses, Wisenet
  • Etiquettes à encre numérique pour DeskTag
  • Ecrans pour GroomPadSignPad, affichage dynamique standard
  • Capteurs IoT
  • Smartphones, iOS ou Android, utilisant l’application Instant Mobile.

Le service de support est ouvert du lundi au vendredi de 9 à 18 heures (heure de Paris), hors jours fériés.

Nos clients peuvent contacter le service support soit :

  • Par le portail de support
  • Par courriel, à l’adresse suivante support@sharingcloud.com
  • Par téléphone, au +33 82 595 539 (0,15€ TTC / min).

Questions techniques

Instant Booking s’interface-t-il avec MS Outlook, Exchange, MS 365, Lotus Domino, Google Calendar ?

Oui. Instant Booking s’interface avec les versions des logiciels de messagerie suivantes :

  • Microsoft Exchange 2007+
  • Lotus Notes Domino 8.5+ / IBM Verse
  • Microsoft Office 365
  • Google Suite.

Existe-t-il un plugin pour Outlook ?

Notre plug-in Outlook offre à vos utilisateurs une interface ergonomique leur permettant de trouver rapidement les salles de réunion disponibles répondant à leurs critères, et en quelques clics, de programmer leurs visioconférences, de gérer les accès visiteurs et de faire leurs demandes de services.

Est-il obligatoire d’installer RoomPad pour utiliser Instant Booking ?

Non, Instant Booking est une solution de gestion et d’optimisation des réservations de salles qui peut s’utiliser sans écran tactile installé à l’entrée des salles.

En revanche, Instant Booking est nécessaire pour déployer les écrans tactiles de réservation, d’information et d’orientation devant les salles (RoomPad®) ou dans les zones d’accueil visiteurs (GuestPad) et près des ascenseurs (GroomPad), tout comme les DeskTag sur les postes de travail.

Comment s’installe RoomPad ?

RoomPad® s’installe à côté de la salle de réunion pour laquelle il est dédié.

Il est livré avec son support pour cloisons pleines ou cloisons vitrées.

Comment s’installe GroomPad ?

GroomPad s’installe dans un hall d’accueil ou à proximité des ascenseurs.

SharingCloud recommande une installation en mode paysage.

Selon la configuration souhaitée, GroomPad sera fixé sur un pied ou fixé grâce à un support mural.
Pour d’autres types d’installation, comme un encastrement ou un coffrage, nous vous conseillons de nous contacter et nous vous mettrons en relation avec nos intégrateurs.

Comment s’installe DeskTag ?

DeskTag, étiquette à encre numérique ne nécessite aucun branchement, puisque DeskTag est alimenté par pile.

Il se place sur un poste de travail soit à l’aide d’un support qui se fixe sur le plan de travail soit à l’aide d’un support « mural » sur une cloison de séparation entre deux postes de travail par exemple.

Comment s’installe BoxPad ?

BoxPad est livré avec son support qui permet soit de le fixer sur un plan de travail soit sur une cloison vitrée ou non.

BoxPad est alimenté par un câble USB-C et communique par Wi-Fi avec Instant Booking en temps réel.

Un adaptateur PoE est disponible en option.

Comment s’installe Instant Box ?

Instant Box est composé d’un capteur de présence, d’une LED, d’un concentrateur et d’un receiver.

  • Le capteur de présence s’installe généralement au plafond de la pièce concernée ou dans l’angle supérieur, à l’intérieur de la pièce, au-dessus de la porte d’entrée.
  • La LED s’installe de préférence à l’extérieur de la pièce au-dessus de la porte d’entrée.

Le concentrateur (gérant jusqu’à 5 LED) ainsi que le receiver peuvent s’installer dans le local technique. La portée filaire est de 100 mètres maximum.

Comment s’installe GuestPad ?

GuestPad est un écran tactile 10’’ qui s’installe par exemple sur le comptoir d’accueil.

Il peut être fixé sur un pied ou sur une cloison pleine ou vitrée.

GuestPad peut être intégré dans un SignPad, écran d’interaction tactile de toute taille.

Selon la configuration de votre accueil, une étude d’installation peut être utile.

Comment s’installe SignPad ?

SignPad est un écran d’interaction digitale et tactile d’une dimension allant de 10’’ jusqu’à 75’’.

Selon la configuration demandée, les installations seront différentes : fixation murale, sur pied, encastrement…

Comment sont alimentés les différents matériels SharingCloud ?

Produit PoE 110/ 220V USB-C Pile RJ45 Ethernet Wi-Fi
RoomPad®  X X X X
GroomPad X X X
BoxPad X X  via injecteur PoE X
SignPad X X X X
GuestPad X X X X
DeskTag X
Instant Box X X X

Comment piloter une visioconférence depuis Instant Booking ?

Tout simplement en réservant une ou plusieurs salles de visio au sens physique du terme ou une salle de visio virtuelle « virtual room », grâce à Instant Booking, l’organisateur peut organiser une visioconférence.

En fonction des configurations et de l’architecture de visioconférence existantes, Instant Booking propose des options différentes allant de l’appel « point à point » jusqu’à l’automatisation complète de la visioconférence (dial out).

Puis-je utiliser mon badge d’entreprise sur RoomPad® ?

RoomPad® dispose d’un lecteur de badge intégré (RFID / NFC / Mifare / HID) vous permettent d’associer votre badge avec l’identité déclarée dans l’annuaire d’entreprise (AD/LDAP).
Cette association se fait lors de la première utilisation du badge selon un mécanisme d’auto-enrôlement.

En fonction du niveau de confidentialité requis par votre organisation sur tel ou tel type de salle de réunion, ou sur un site complet, la réservation et la libération anticipée peuvent être soumises à authentification par badge.

Certains modèles d’écrans compatibles ne disposent pas de lecteur de badge intégré mais peuvent disposer d’un lecteur externe USB en option.

Quels standards de lecteurs de badges sont-ils pris en charge ?

Les lecteurs de badge prennent en charge les standards HID Prox, RFID, NFC, Mifare, (fréquences 125 KHz ou 13,56 MHz).

Comment sont gérés les services de conciergerie ?

Les services de conciergerie restent gérés par les services ou les prestataires avec lesquels l’entreprise a souscrit des contrats.
Lorsque l’organisateur réserve une salle, un formulaire dans Instant Booking lui propose l’ensemble des services associés à cette salle et uniquement ceux-là.

Chaque salle est donc paramétrable indépendamment des autres.

Sur GroomPad, ou via Instant Mobile, un résident ou un visiteur peut accéder aux services de conciergerie en cliquant directement sur l’écran.

 

Un système de ticketing assure le workflow entre la demande formulée et sa mise en œuvre par le prestataire concerné.
Si Instant Booking propose son propre système de ticketing, il peut s’interfacer avec les systèmes existants dans l’entreprise ou fournis par le prestataire de service.

Instant Suite® est-elle une solution en Cloud ?

Oui, Instant Suite® peut être installée en mode Cloud (SaaS) tout comme elle peut être installée en mode On-Premise.

Instant Suite® peut-elle être hébergée sur mes serveurs ?

Oui, Instant Suite® peut être hébergée sur les serveurs de l’entreprise en mode On-Premise tout comme elle peut être installée en mode Cloud (SaaS).

Quelle est l’architecture requise ?

Instant Suite® s’installe sur des serveurs physiques ou virtuels de type Linux comme Red Hat Entreprise, CentOs ou Ubuntu.

Instant Suite® peut se déployer en mode 2 ou 3 tiers : NGINX pour http, APACHE comme serveur applicatif, et PostgreSQL pour la base de données.
Toutes les tâches asynchrones sont gérées par Celery / RabbitMQ.

Instant Suite® s’intègre avec :

  • N’importe quel serveur LDAP/AP (en LDAPS) pour le management de l’authentification,
  • Des solutions SSO comme Kerberos ou SAML, OAuth 2.0
  • Les infrastructures de visioconférences comme le Cisco TMS par web services authentifiés (HTTPS)
  • Les infrastructures de vidéostreaming utilisant les protocoles RTSP ou HLS
  • Les services SMTP pour les emails.

Fonctionnalités importantes

Puis-je réserver une salle depuis ma messagerie ?

Oui. Une salle de réunion peut être réservée directement depuis votre logiciel de messagerie Outlook, MS365, Lotus Notes, IBM Verse ou Google Calendar.

Un plug-in optionnel est disponible pour Outlook.

Une salle de réunion est réservable depuis le portail Instant Booking et vous pouvez également réserver à la volée une salle pour une réunion impromptue depuis RoomPad®GroomPad ou Instant Mobile.

Une authentification par badge – ou manuelle – peut alors être demandée.

Puis-je réserver une salle depuis RoomPad® ?

Oui. Une salle de réunion peut être réservée à la volée pour une réunion impromptue.
Une authentification par badge – ou manuelle – peut alors être demandée.

On peut également réserver une salle de réunion depuis GroomPad.

La durée de réservation mini/maxi, l’authentification sont entièrement paramétrables pour chacune des salles, chacun des RoomPad® si nécessaire.

Puis-je libérer une salle ?

Oui, une salle de réunion peut être libérée par anticipation si la réunion se termine avant l’horaire de fin prévue. Une authentification par badge – ou manuelle – peut alors être demandée.

Par ailleurs, si l’organisateur ne se présente pas dans la salle, celle-ci pourra être automatiquement libérée au bout d’un laps de temps paramétrable selon les us et coutumes de chaque organisation.

Puis-je étendre une réunion en cours ?

Oui, il est possible d’étendre une réunion en cours soit directement en cliquant sur les boutons d’extensions présents sur le RoomPad® ou depuis Instant Booking, ou Instant Mobile, sous réserve de disponibilité de la salle.

Puis-je réserver une salle ou un poste de travail depuis mon smartphone ?

Oui, il est possible de réserver une salle, un poste de travail ou encore une place de parking via un smartphone grâce à Instant Mobile, complètement intégré à Instant Booking.

Puis-je réserver une salle de visioconférence ?

Oui, Instant Booking permet de réserver une salle de visioconférence tout comme une salle de réunion ou de formation ou encore un auditorium/amphithéâtre.

Puis-je diffuser des médias sur RoomPad®, SignPad & GroomPad ?

RoomPad® en plus d’afficher le nom de la salle, son planning, sa disponibilité permet de diffuser tout type de média : image, video, flux RSS, pages web.

GroomPad en plus de servir de plan d’orientation pour trouver une salle ou la réserver peut diffuser tout type de média : image, video, flux RSS, pages web.

SignPad en plus de servir d’écran d’interaction digitale peut diffuser tout type de média : image, video, flux RSS, pages web.

GuestPad en plus de servir d’outil de gestion des visiteurs peut diffuser tout type de média : image, video, flux RSS, pages web.

Si RoomPad® ne fonctionne plus, puis-je continuer à réserver des salles ?

Oui, la réservation des salles se faisant depuis l’outil de messagerie ou depuis Instant Booking, le non-fonctionnement d’un RoomPad® n’affecte en rien le service proposé. En revanche, la réservation à la volée depuis le RoomPad® ne pourra plus être active.
Si le RoomPad® n’est pas fonctionnel, aucune libération automatique ne sera effectuée.

Si une salle est momentanément indisponible pour maintenance des équipements par exemple, elle peut être temporairement déclarée comme non réservable et le RoomPad® associé peut afficher la date de remise en service et continuer de diffuser des informations corporate.

Comment fais-je pour localiser une salle, une zone, une personne ?

L’ensemble des salles, zones et les personnes peuvent être localisés sur les plans du bâtiment affichés sur Instant MobileGroomPad & RoomPad®.

Qu’entendez-vous par services de conciergerie ?

Les services de conciergerie sont d’une part les services aux résidents d’un bâtiment ou d’un site et d’autre part les services liés à une salle.

Les accès au Wi-Fi Visiteur, la réservation d’un taxi, une commande de plateaux repas, pause-café sont des exemples de services de conciergerie aux résidents.

La possibilité de commander un vidéoprojecteur portable, de micro HF, de reconfigurer une salle de formation selon la forme souhaitée, d’avoir une pause-café sont des exemples de services de conciergerie liés à une salle.

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