Instant Booking est la solution multilingue de gestion des salles de réunion et de visioconférence. Instant Booking apporte à vos utilisateurs un niveau de service inégalé. Associé à RoomPad & GroomPad, écrans tactiles de respectivement 10 pouces et 43 pouces, vous bénéficiez d’une solution simple et intuitive pour optimiser la gestion de vos salles de réunion ou de formation. Un plugin Outlook optionnel vous permet également d’améliorer significativement l’expérience utilisateur pour la réservation des salles (favoris, filtrages avancés).

Instant Booking - Gestion réservation salles réunion

Instant Booking, ses principaux bénéfices

Améliorez le retour sur investissement de vos salles et optimisez le coût financier

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Visualisez et trouvez rapidement une salle de réunion libre et réservez-la à la volée

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Réservez 24/7 une salle ou un espace de travail en utilisant votre calendrier habituel (Outlook, Notes, Google Cal…)

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Optimisez l’utilisation des salles de réunion et des services associés (visioconférence, conciergerie)

Réserver des salles de réunion et des espaces de travail

  • Vous pouvez réserver une salle ou un espace de travail disponible n’importe où dans vos bâtiments, 24/24, 7/7 et organiser simplement vos visio-conférences, conférences téléphoniques.
  • Vous réservez via votre messagerie habituelle ou via le plugin Outlook développé par SharingCloud ou encore via Instant Booking.
  • D’un simple mail, vous prévenez l’ensemble des participants.
Instant Booking - Administration

Gérer des salles et des équipements de visioconférence

  • Grâce à l’interface d’administration intuitive, vous gérez les salles de réunion et leur assignez des équipements (système de visioconférence, de conférence téléphonique, vidéoprojecteur,…).
  • Une salle est momentanément indisponible ; Instant Booking permet d’alerter les utilisateurs y compris après l’avoir réservée.
  • Vos administrateurs disposent d’un état des lieux permanent sur toutes les réservations en cours ou à venir et ils maîtrisent également l’ensemble du parc de salles.

Reportings complets

  • Instant Booking vous livre des reportings complets en temps réel sur les réservations, l’utilisation effective des salles et les programmations de visioconférence.
  • Vous voyez en un clin d’œil les réunions fantômes, les doublons, la sous ou sur-utilisation d’une salle et vous pouvez prendre de meilleures décisions concernant votre stratégie immobilière
  • Vous pouvez affiner les reportings, par pays, ville, bâtiment ou par salle ou encore par utilisateur, et les exporter vers MS Excel pour des analyses plus détaillées
Instant Metrics
Instant Booking for Outlook

Intégration complète avec les messageries, calendriers et les infrastructures de vidéoconférence

  • Instant Booking se synchronise avec MS Exchange 2010-2019, MS Office 365, LotusNotes Domino 8.5x – 9x et les applications Google.
  • Un plugin Outlook optionnel est disponible et permet de disposer de fonctionnalités avancées sans quitter Outlook.
  • Instant Booking permet de piloter les infrastructures de visio-conférences développées par Cisco ou Polycom et de gérer les utilisateurs ayant un compte Lync ou Skype.

Configurable à l’envie

  • Instant Booking est entièrement adaptable à vos besoins et à votre charte graphique
  • Vous décidez à tout moment d’activer ou non des fonctionnalités, des workflows supplémentaires

RoomPad et GroomPad, les compléments naturels d’Instant Booking

  • Instant Booking prend toute sa dimension lorsqu’il est associé à nos écrans tactiles, RoomPad® et Groompad, installés à côté des salles de réunion ou bien à côté des ascenseurs.
RoomPad

RoomPad® est un écran tactile de 10″ permettant d’afficher le planning de la salle et de la réserver.

GroomPad

GroomPad est un écran tactile de 43″ ou 55″ permettant de trouver une salle dans un bâtiment et de réserver une salle de réunion libre.