Selon une étude réalisée en octobre 2020 par le média Welcome to the Jungle, 59 % des entreprises interrogées se disaient prêtes à adopter ou à intensifier le Flex Office dans les années à venir. Si bien qu’aujourd’hui, la question n’est plus de savoir « s’il faut » adopter ou non cette nouvelle forme d’organisation du travail, mais plutôt « comment réaliser cette transition » tout en assurant le bien-être des collaborateurs.

Cette notion de bien-être est d’ailleurs un élément crucial dans l’optique d’instaurer une nouvelle forme de travail hybride au sein de votre entreprise. Toujours selon la même étude, 49 % des salariés français estiment que l’épanouissement sur site et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail sont deux critères essentiels pour assurer leur bien-être. Ils les considèrent d’ailleurs plus importants que le niveau de salaire. En d’autres termes, au-delà de son aspect purement technologique, pour fédérer au mieux les collaborateurs autour d’une politique de Smart Office, il faut comprendre que c’est avant tout une révolution humaine.

La technologie et l’humain, deux temporalités différentes

Pour mettre en place une nouvelle forme de travail hybride au sein d’une entreprise, il faut obligatoirement adopter de nouveaux outils technologiques. Cet investissement, matériel et logiciel, est nécessaire. Pour autant, c’est un processus rapide, mécanique et collectif. Un temps d’adaptation et de formation a forcément lieu, mais cet apprentissage est à la portée de tous.

Une transformation humaine est par essence plus lente, plus individuelle et, de ce fait, plus difficile. Il est demandé, ici, à vos collaborateurs, de revoir en profondeur leur métier et leur manière de s’organiser au quotidien. Bien évidemment, une nouveauté devient rarement un réflexe en un claquement de doigts. Il faut comprendre qu’un collaborateur habitué depuis plusieurs années à un open space ne va pas se métamorphoser du jour au lendemain en un chantre du Flex Office.

Un collaborateur a oublié de se déclarer en avance en télétravail ? Un autre a oublié de décommander la réservation d’une salle suite à une réunion annulée ? La première chose est de faire preuve de compréhension. Les révolutions humaines sont plus compliquées et difficiles à cerner, car elles relèvent de l’émotion et de l’affect, et non strictement de la technologie pure. Pour modifier votre culture organisationnelle, il va falloir faire preuve de patience tout en garantissant un véritable accompagnement.

La co-construction, la clé du bien-être en entreprise 

Avant de se lancer dans l’aventure du Smart Office, il faut bien veiller à tenir compte des réalités de votre entreprise et du vécu de vos collaborateurs. Bien que le Flex Office permette de mieux occuper l’espace, cette optimisation peut, dans un premier temps, inquiéter vos collaborateurs. En effet, le bureau individuel était souvent associé à une forme d’intimité réconfortante. Pour fédérer au mieux vos collaborateurs, il faut leur faire comprendre que le Flex Office n’est pas une diminution de l’espace individuel et du bien-être. Au contraire, ce nomadisme permet d’être en contact avec de nouveaux collaborateurs et ainsi créer de nouvelles synergies au sein d’un même plateau.

Pour limiter au maximum ces fausses perceptions sur le Flex Office, une entreprise doit co-construire cette nouvelle forme de travail hybride. En effet, des collaborateurs qui auront été associés au processus de transformation adhèreront beaucoup plus facilement au projet.

Ce travail de co-construction peut prendre différentes formes. Par exemple, il peut être utile en amont de nommer des ambassadeurs afin que chaque équipe puisse faire part de ses attentes. Il est également possible, via une enquête par e-mail, d’identifier les préférences de vos collaborateurs parmi plusieurs solutions proposées.

La préparation des managers à ce changement de paradigme

L’aventure du Smart Office est avant tout un projet d’entreprise qui doit repenser le rapport au travail et l’expérience employé. Pour que la vie sociale en entreprise soit équilibrée, il faut que les managers préservent la cohésion des équipes. Par exemple, les agendas des collaborateurs doivent s’organiser selon cette nouvelle dynamique.

Au bureau, il faut veiller à favoriser les projets de groupe et à profiter de la présence des collaborateurs pour résoudre au maximum les problèmes existants. En télétravail, il est préférable que chacun puisse avancer sur des tâches qui demandent plus de concentration. Encore une fois, cet équilibre ne doit pas être imposé, mais plutôt suggéré. Pour cela, il faut savoir mettre en avant le bénéfice pour chacun dans cette nouvelle répartition des tâches.

En outre, les managers ne doivent pas omettre un aspect psychologique important. Si la capacité d’appropriation du Flex Office dépend de chacun, il se dessine une certaine logique générationnelle. Cette appropriation se fera plus naturellement auprès des plus jeunes collaborateurs que des plus anciens. Attention, cela ne veut pas dire que les collaborateurs expérimentés sont complètement fermés au Flex Office, mais plutôt qu’ils vont avoir besoin d’un accompagnement différent.

Pour compenser la perte du bureau individuel, longtemps synonyme pour eux de récompense hiérarchique, une entreprise doit investir intelligemment dans ses solutions de Smart Office. En effet, cette génération sera extrêmement sensible à l’expérience. Sans tomber dans le luxe, un minimum de qualité est donc nécessaire dans les équipements et les solutions afin que ces dernières ne soient pas perçues comme gadgets ou comme de la simple cosmétique.

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