Découvrez comment BDO, l’un des leaders mondiaux de l’audit et du conseil, a su regrouper ses bureaux parisiens dans un nouveau siège social grâce aux solutions innovantes de SharingCloud. 

Nouveau challenge

Face à la nécessité de rassembler l’ensemble de ses collaborateurs dans un nouveau siège social situé en plein cœur de Paris, BDO s’est retrouvé face à un défi de taille.  

L’objectif était de créer une identité visuelle forte pour ce nouveau lieu, en mettant l’accent sur l’ergonomie et en offrant des espaces de travail agréables et fonctionnels pour ses équipes. Pour y parvenir, BDO recherchait les dernières technologies susceptibles d’améliorer l’efficacité de ses collaborateurs et de répondre aux problématiques spécifiques liées à la gestion de leur espace de travail.  

Nos solutions

Pour répondre à ces enjeux, BDO a choisi de collaborer avec SharingCloud, un expert des solutions du Smart Office. Grâce à l’expertise de SharingCloud, BDO a pu mettre en place un projet ambitieux de transformation digitale de son nouveau siège social. Cette collaboration a débuté par un kick-off dynamique où les objectifs et les attentes ont été clairement définis. 

Instant Booking : une solution simple et intuitive qui recouvre toutes les dimensions du Flex Office

La première étape du projet consistait à choisir les technologies les plus adaptées aux besoins de l’entreprise.  

BDO souhaitait tout d’abord installer un outil de gestion des espaces de collaboration pour faciliter le travail de ses équipes. Instant Booking de SharingCloud était la solution ! Cet outil centralise l’ensemble des réservations et des demandes d’équipements de services des salles de réunion et est intégré directement dans le workflow habituel des entreprises (messagerie, calendrier…). Il permet de fluidifier la réservation, l’annulation et la demande d’équipement d’une salle.  

RoomPad : un écran pour fluidifier le travail collaboratif des salariés

Via la tablette RoomPad il est possible de réserver ou de libérer à la volée un espace de travail collaboratif mais aussi d’afficher son état d’occupation et les informations relatives à une réunion en cours.

GoomPad : un concierge digital au service du Flex Office

Il a été réfléchi que les collaborateurs puissent éventuellement réserver une salle de réunion directement à l’accueil en entrant dans le bâtiment.  
C’est ainsi que BDO s’est équipé d’un GroomPad sur lequel ils peuvent réserver une salle de réunion dès leur arrivée au siège et s’orienter dans l’ensemble du bâtiment.  
Il est également possible d’y insérer une playlist d’affichage dynamique pour une communication corporate une fois l’écran en mode veille.

DeskTag : une signalétique sur-mesure pour optimiser la gestion du Flex Office

La solution DeskTag de Sharing Cloud a permis à BDO de passer sur un système de travail full Flex Office.  

Il s’agit d’étiquettes qui affichent l’état d’occupation des espaces réservables avec des options d’enregistrement et de départ. Ces étiquettes à encre numérique présentent une très faible consommation et fonctionnent sur batterie (5 ans d’autonomie) sans aucun câblage.   

Instant Mobile : une application pour accompagner les collaborateurs dans leurs mobilité

L’application Instant Mobile de SharingCloud a également été adoptée offrant ainsi une gestion intelligente et une expérience fluide du Smart Office aux collaborateurs de BDO pour occuper leurs nouveaux bureaux. Cette application permet de trouver une salle disponible, d’en réserver une à l’avance ou encore de planifier les journées de présence et de télétravail des collaborateurs.

Grâce à la mise en place de ces solutions innovantes de SharingCloud, BDO a ainsi créé un environnement de travail flexible, favorisant l’efficacité des équipes. Les openspaces ont contribué à la collaboration entre les équipes, tandis que les phone box ont permis de préserver la confidentialité des échanges entre les collaborateurs et leurs clients. 

Résultats : les avantages obtenus sont multiples

Tout d’abord, le Flex Office a permis à BDO d’optimiser l’utilisation de l’espace de travail, en adaptant les bureaux en fonction des besoins spécifiques de chaque équipe. Les collaborateurs ont pu bénéficier d’un environnement de travail dynamique et stimulant, favorisant ainsi leur productivité et leur bien-être.   

SharingCloud propose également à ses clients des outils de monitoring afin de mesurer l’optimisation des espaces de travail. Grâce à la collecte des données et l’analyse fine d’Instant Metric il est désormais possible de superviser l’usage des espaces et des ressources d’un bâtiment. 
Ce système avantageux permet de comprendre comment sont utilisés les postes de travail, les salles de réunion ou encore les places de parking.  

En ce sens, BDO a pu s’appuyer sur la remonter des statistiques et les Dashboard des outils pour conclure que l’occupation des salles de réunion et des bureaux est parfaitement optimisée avec un retour plus que positif des collaborateurs qui apprécient les nouvelles technologies mises en place.  

« SharingCloud a su nous accompagner avec une réelle expertise sur les produits, leurs équipes sont toujours à l’écoute et nous font participer à des évolutions de produits. Ce qu’on apprécie énormément, c’est cette proximité avec notre partenaire » – Alexandre DESGRANGES Directeur technique chez BDO.