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Instant Flex

Une solution flexible qui permet aux entreprises de répondre aux nouveaux enjeux du travail hybride.

Instant flex

Adoptez facilement le Flex Office avec les outils de SharingCloud

Passer au Smart Office est un processus évolutif et qui s’inscrit dans la durée. Pour qu’il soit couronné de succès, il faut qu’une organisation adopte des solutions digitales et des équipements adaptés à ses besoins et à sa culture d’entreprise. 

Instant Flex est une solution complète pour organiser sereinement le retour au bureau de vos équipes, tout en faisant évoluer au cours du temps le flux de présentiel et de télétravail.

QR Codes, capteurs de présence infrarouges et thermiques, DeskTag, BoxPad… Gérez vos espaces de travail au mètre carré près afin de booster la productivité de vos équipes et ainsi adhérer au modèle de travail de demain.

  • Trouvez rapidement un espace de travail disponible dans vos bâtiments : salle de réunions, bureau, poste de travail, lieu de coworking…
  • Réservez-le en deux clics à la volée ou pour un autre moment via Instant Booking, un GroomPad ou Instant mobile en flashant un QR Code.
  • Authentifiez votre réservation en passant votre badge devant le lecteur RFID/NFC intégré à l’écran tactile de notre BoxPad.
  • Mesurez en temps réel le taux d’occupation et la disponibilité de chaque espace grâce aux capteurs de présence proposés par Instant Flex synchronisés avec Instant Booking.
  • Identifiez chaque ressource avec une signalétique personnalisée.
  • Réduisez vos no-shows en rendant immédiatement disponibles les espaces en cas de réservation non honorée.

Envie de savoir ce que nous pouvons faire pour vous ?

Comme des centaines d’entreprises, adoptez nos solutions de Smart Office pour révolutionner votre façon de (télé)travailler.

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Bénéfices d’Instant Flex

Gestion des réservations

Des réservations simplifiées d’espaces de travail

Visualisation optimisée

Une vision dynamique de chaque disponibilité sur des plans 3D

Gestion de l’occupation

Une gestion en temps réel des taux d’occupation

Agilité

Des outils efficaces pour gérer les no-shows

Comment fonctionne Instant Flex ?

Un QR Code pour accéder à des données à distance

Que ce soit pour réserver une ressource, faire un check-in ou check-out ou prolonger une réservation, nos QR Codes fluidifient le Flex Office de vos collaborateurs.

Des outils technologiques novateurs

Pas besoin de confirmer votre réservation si l’espace intègre des capteurs de présents infrarouges ou thermiques. Il suffit de s’asseoir au poste réservé pour s’authentifier automatiquement.

Des metrics pour mieux gérer vos bâtiments

Les outils de capteurs de présence d’Instant Flex donnent accès à des reporting statistiques afin de mieux piloter l’occupation de vos ressources.

Une intégration optimale de nos Iots à votre organisation

Synchronisé avec Instant Booking, Instant Flex propose des capteurs communiquant avec les réseaux SigFox ou LORA. Les capteurs Irlynx, CSM et Disruptive Technologies étant déjà intégrés à Instant Booking.

Qu’est-ce qu’Instant Flex ?

Instant Flex est une composante d’Instant Suite®.

Instant Flex est un outil permettant de construire de multiples scénarios pour gérer de manière efficiente et apaisée le Flex Office*.

Instant Flex offre l’ensemble des fonctionnalités et des outils garantissant que le salarié trouve le poste de travail ou l’espace qui lui convienne et que ces espaces soient utilisés de manière efficiente.

Définitions :

  • Flex Office ou espace de travail flexible et dynamique est une approche d’aménagement de l’espace de travail dans laquelle l’entreprise propose à ses salariés différents types de postes de travail en fonction de son activité ou de son besoin. Cette approche combine souvent des postes de travail attribués, des postes de travail en libre-service réservables ou non, des espaces collaboratifs (ou coworking), des zones communes, des espaces « calmes », des zones récréatives, voire le télétravail…

Les anglicismes sont très présents dans l’approche de l’espace de travail flexible et dynamique (Flex Office) :

  • Free-sitting / Assigned desk : le plus souvent des postes de travail non réservables dans une logique d’un poste de travail pour un salarié
  • Hot desking / Unassigned desk : le plus souvent des postes de travail non réservables dans une logique d’un poste de travail pour n salariés
  • Hoteling / Desk booking : le plus souvent des postes de travail réservables dans une logique soit d’un poste par salarié soit d’un poste pour n salariés
  • Collective use spaces / Coworking / Quiet zone : le plus souvent zone à usage divers mis à la disposition des salariés pour des besoins de travail à plusieurs ou pour pouvoir se concentrer dans des zones calmes où l’usage du téléphone est prohibé par exemple. Les espaces de coworking peuvent être dans les bâtiments de l’entreprise ou dans des espaces de coworking gérés par des tiers (wework, beewake, neonomade, liquidspace…)
  • Free address workspace : le plus souvent des zones fermées dans lesquelles se trouvent des postes de travail non réservables mis à disposition des salariés nomades.

 

Quelles sont les fonctionnalités d’Instant Flex ?

Instant Flex est synchronisé avec Instant Booking et par conséquent avec Instant Mobile. 

Instant Flex permet de :

  • Gérer via des capteurs de présence les postes de travail, assignés ou non, ou les zones, non réservables
  • Réserver un poste de travail ou espace collaboratif à l’avance ou à la volée
  • Gérer les acquittements de ces réservations avec authentification si nécessaire
  • Libérer automatiquement les réservations non honorées (no-shows ou réservations fantômes)
  • Signaler un dysfonctionnement lié au poste de travail ou à l’espace.

Le statut de ces postes de travail et de ces espaces s’affiche en temps réel sur les plans 3D présents sur GroomPad, RoomPad®, Instant Mobile et le portail web Instant Booking.

Instantanément, vous visualisez ce qui est occupé ou libre.

Existe-t-il des reportings liés au Flex Office ?

Instant Flex délivre des reportings en temps réel sur l’occupation de ces postes de travail, permettant de construire des cartes de chaleur facilitant la recherche d’un poste de travail libre ou d’une zone moins densément occupée.

Ces données permettent également de donner des indications statistiques objectives aidant à prendre des décisions éclairées sur l’utilisation des ressources du Flex Office.

Que puis-je déployer avec Instant Flex ?

Instant Flex permet de déployer :

  • De simples QR Codes avec lesquels l’utilisateur interagit via Instant Mobile
  • DeskTag, étiquettes à encre numérique sur les postes de travail
  • BoxPad, écrans tactiles de réservation pour les bureaux de manager et les bulles de confidentialité

Des capteurs de présence IoT, que l’on peut associer avec DeskTag et BoxPad, permettant un acquittement ou une libération automatique des postes de travail.

Quels sont les capteurs compatibles avec Instant Flex ?

Instant Flex est compatible avec les capteurs de présence sans fil infrarouge ou thermique des marques suivantes :

  • Crestron
  • CSM
  • Ubigreen
  • VergeSense
  • Wisenet

Une parfaite intégration avec vos outils quotidiens

Grâce à son API ouverte, connectez et intégrez de façon sécurisée les fonctionnalités d’Instant Suite® dans vos propres applications, y compris mobile.

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